+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Заявление на выдачу денег под отчет

Содержание

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет (образец) сотруднику, директору, не работнику предприятия

Заявление на выдачу денег под отчет

» Организация бизнеса » Бухгалтерия » Расчеты » Наличные » Подотчет » Как написать заявление на выдачу подотчетных сумм (образец)

Выдача денег под отчет разрешена сотрудникам, которые работают по трудовому или гражданско-правовому договору. К таким сотрудникам относятся и обычные работники, и руководители компаний, и даже сторонние лица.

Но независимо от категории подотчетного лица правила предоставления средств им одинаковы – только на основании заявления! Но как его правильно оформить?

Общие правила для составления заявления на выдачу под отчет денежной суммы

Согласно п.6.3 Указания Банка России №3210-У от 11.03.2014г. выдача подотчетных сумм работникам на оплату расходов, которые связаны с деятельностью предпринимателя или организации, осуществляется только на основании письменного заявления самого подотчетного лица. Но как составить этот документ, если никаких конкретных правил по этому поводу нет?

Основные требования к составлению заявлению все-таки есть – они описаны в п.6.3 Указания №3210-У:

  • документ оформляется в письменном виде и в произвольной форме, и обязательно на бумажном носителе. При этом не запрещается подготовка данного документа с помощью печатающих средств;
  • пишется на имя руководителя компании (предпринимателя) с указанием ее названия, Ф.И.О. ее руководителя и Ф.И.О. самого подотчетного лица и его должности;
  • в заявлении указывается направление расходования средств, требуемая сумма денег и срок, на который она выдается;
  • заявление подписывается самим подотчетным лицом;
  • в документе обязательно указывается дата оформления заявления;
  • и ставится руководителем (предпринимателем) разрешительная виза. В этой визе проставляется подпись, сопровождаемая Ф.И.О. руководителя, расшифровкой его должности, датой визирования заявления, суммой и сроком, на которые разрешается выдать деньги.

Очень часто заявление дополняется записью о состоянии расчетов по ранее полученным подотчетным суммам. Это помогает соблюсти требования п.6.3 его 3 абзаца (Указания Банка РФ №3210-У) — о выдаче подотчетных сумм работникам только при наличии полного погашения ими задолженности по ранее предоставленным им аналогичным средствам.

Образец оформления заявления на выдачу денег под отчет сотруднику в формате word можете скачать ЗДЕСЬ.

Таким  образом, прежде чем попасть к руководителю организации (предпринимателю), заявление должно быть подано в бухгалтерию: именно там проверяется наличие или отсутствие непогашенной задолженности по подотчетным суммам. И только после этого заявление направляется руководителю (индивидуальному предпринимателю).

Как уже указывалось ранее, заявление можно подготовить и с помощью печатных устройств. Но от руки должны быть оформлены:

  • подотчетная сумма и срок, на который она должна быть выдана;
  • подпись подотчетного лица и дата составления документа;
  • отметка бухгалтерии о наличии или отсутствии долга по ранее полученным средствам под отчет;
  • виза от руководителя компании.

Все остальные данные в заявлении можно и напечатать.

Можно ли ставить на заявлении факсимильную подпись руководителя?

Главное в выдаче подотчетных сумм сотрудникам – разрешение руководителя компании, которое удостоверяется его подписью. Но вот вопрос: какую подпись можно поставить — собственноручную или факсимильную?

Вопрос применения факсимиле является довольно спорным.

С одной стороны, есть судебная практика, в которой факсимильная подпись признается лишь способом проставления оригинальной, личной подписи. В частности, есть определение ВАС РФ №ВАС-755/10 от 19.02.2010г., в котором указывается, что действующее законодательство РФ не содержит запретительных норм на подписание документов руководителем компании посредством использования штампов-факсимиле.

Да, действительно, факсимильная подпись является воспроизведением собственноручной с помощью средств механического или иного копирования. Применение факсимиле разрешается статьей 160 Гражданского Кодекса РФ, но при этом на основании п.3 статьи 2 ГК РФ положение статьи 160 не распространяется на налоговые и иные финансовые и административные отношения.

Кроме того, есть письмо Минфина РФ №03-02-08/13 от 15.03.10г. В этом письме прямо указывается на недопустимость использования факсимиле при оформлении платежных документов, на доверенностях и иных документах, имеющих финансовые последствия.

Стоит напомнить, что заявление на получение подотчетных средств, подписанное руководителем, является основанием для оформления расходного кассового ордера для выдачи сотрудникам подотчетных сумм.

В этом случае разрешительная подпись руководителя компании служит распоряжением кассиру о выплате денежных средств, а заявление признается формой платежного документа, содержащего в себе указанное распоряжение.

Кроме того, в Указании №3210-У есть прямая норма, разрешающая использование факсимиле: в п.4 говорится, что применение для ведения кассовых операций факсимильной подписи допускается только работниками – инвалидами по зрению. Но сами эти работники не должны являться кассирами, а факсимиле используется ими для подтверждения факта совершения кассовой операции в отношении них.

Это означает, что во всех остальных случаях использование факсимиле при оформлении кассовых документов, включая и заявление на получение средств под отчет, не допускается. И этот запрет распространяется и на оформление документов предпринимателями.

От сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору

Очень многие компании беспокоит один вопрос: можно ли выдавать деньги в подотчет не работнику предприятия? На это прямой ответ дает само Указание Банка России №3210-У. Своими пунктами 6.3 и 5 Указание №3210-У разрешает выдавать средства работникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору.

При этом не имеет значения:

  • ни срок договора;
  • ни продолжительность работы, т.е. он может быть заключен на разовое выполнение задания или на постоянное сотрудничество с пролонгацией;
  • на характер самой работы – дистанционная или в офисе; подряд, услуги и т.д.

Но важным условием является – заключение гражданско-правового договора именно с физическим лицом, у которого нет регистрации в качестве предпринимателя. Это проистекает из анализа пункта 5 Указания №3210-У. При наличии такого договора разрешается выдача подотчетных сумм работникам, которые находятся вне штата предприятия (предпринимателя).

Однако каков порядок выдачи внештатному сотруднику (по тексту далее – подрядчик) денег под отчет? Точно такой же, как и для штатного работника:

  1. подрядчик должен написать заявление на подотчетные деньги, указав в самом заявлении:
  • основание для получения указанных средств, т.е. реквизиты гражданско-правового договора и характер выполняемой работы;
  • свою «должность», т.е., например, «от подрядчика Иванова Виктора Степановича».
  1. срок отчета по выданным под отчет средствам остается тот же — 3 рабочих дня по истечении срока, подтвержденного руководителем (предпринимателем) в заявлении подрядчика;
  2. предоставление авансового отчета со всеми подтверждающими расход документами. При этом в самом авансовом отчете (если используется форма Госкомстата, утвержденная его Постановлением №55 от 01.08.2001г.) в строке «Профессия (должность)» следует указать «подрядчик» или «договор подряда №…от…», например.

Наличие такой конкретики избавит от необходимости придумывать, чем заполнить иные строки авансового отчета, в частности «Табельный номер» и «Структурное подразделение».

Очень часто для того, чтобы обезопасить себя от претензий налоговых органов, дополнительно организациям (предпринимателям) рекомендуют в Положении о подотчетных лицах сделать уточнение для сотрудников, работающих по гражданско-правовому договору, о распространении на них общих правил выдачи подотчетных сумм и подтверждения их целевого расхода. Без этого можно и обойтись, но лишним не будет.

Образец заявления на выдачу денежной суммы под отчет лицу, не являющемуся сотрудником фирмы  можно ЗДЕСЬ.

Но вот указать на возможность получения подрядчиком средств под отчет из кассы предприятия (предпринимателя) и о правилах подтверждения их целевого расхода в договоре подряда (или в ином гражданско-правовом договоре) все-таки следует.

Тогда ни у кого не возникнет сомнений, что выданные деньги – это подотчетные средства, а не аванс. Кроме того, и у подрядчика не возникнет тогда никаких претензий к работодателю.

Руководитель фирмы (юридического лица или компании предпринимателя) – это тоже сотрудник, который, как правило, работает по трудовому договору. И на этот счет Указание №3210-У не предусматривает дискриминации, относя руководителя к разряду обычных сотрудников.

А это значит, что получать указанный сотрудник средства под отчет будет в общем порядке, т.е. на основании заявления. Правда, само заявление не пишется на имя руководителя, а обезличенно. Например, «Заявляю о необходимости в получении под отчет 15 000 (пятнадцати тысяч) рублей для покупки канцтоваров».

Самое главное, чтобы в заявлении были указаны срок, на который должна быть выдана сумма, сама требуемая сумма, а также должны стоять собственноручная подпись руководителя и дата оформления заявления.

И тогда уже на основании такого заявления оформляется расходный кассовый ордер и выдаются средства.

А, если руководитель (предприниматель) совмещает должности, выполняя функции кассира? С одной стороны, выдача подотчетных сумм работникам, к которым относится и руководитель компании требует оформления заявления. А с другой стороны, заявление необходимо, как разрешение кассиру на выдачу денег для оплаты расходов предпринимательской деятельности предприятия (п.6.3 Указания №3210-У).

И если кассиром является руководитель этого предприятия, то какой смысл в заполнении заявления? В этом качестве вполне может хватить и расходного кассового ордера. Только при его заполнении следует в строке «Основание» указать: «выдача денег под отчет для оплаты …., на срок ….».

Источник: https://delat-delo.ru/organizatsiya-biznesa/buhgalteriya/raschety/nalichnye/podotchet/zayavlenie-na-vydachu.html

Заявление на выдачу денег в подотчет. Образец и бланк 2020 года

Заявление на выдачу денег под отчет
Выдача денег из кассы предприятия работнику — достаточно часто встречающаяся практика. Заявление на выдачу денег в подотчет составляется лицом, желающим получить наличные деньги из кассы с целью их использования для нужд предприятия.

Файлы в .DOC:Бланк заявления на выдачу денег в подотчетОбразец заявления на выдачу денег в подотчет

Обязательно ли заявление

Законодательной базой для проведения кассовых операций является Указание Центробанка России от 11 марта 2014 года №3210-У.

В частности, в этом указании говорится о том, что при выдаче наличных денежных средств из кассы подотчет подотчетное лицо обязано предоставить в кассу заявление на выдачу денег с визой (резолюцией) руководителя предприятия, на основании которой бухгалтером-кассиром будет оформлен расходный кассовый ордер.

Помимо этого основанием для выдачи денег может являться и приказ (распорядительный документ), изданный организацией.

Подотчетным лицом может быть любое лицо, состоящее с работодателем в отношениях по трудовому или гражданско-правовому договору, а также сам руководитель организации. В последнем случае вместо заявления оформляется распорядительный документ.

В течение трех дней после истечения срока, на который были взяты деньги, подотчетное лицо должно отчитаться в их использовании. Для этих целей составляется авансовый отчет, к которому прилагаются подтверждающие целевое использование средств документы (кассовые чеки, квитанции, билеты и прочее).

В 2017 году в Указание Центробанка были внесены изменения, согласно которым отказать в выдаче денег работнику, если он не отчитался по предыдущим авансам, не могут.

Составление заявления

Согласно Указанию, форма заявления является произвольной, главное, чтобы в нем содержалось четкое и ясное указание на:

  • сумму, которая испрашивается в подотчет;
  • цели получения денег;
  • срок, в течение которого деньги будут использованы.

Как правило, в организации внутренним нормативным актом утверждаются бланки заявлений на выдачу денег подотчет. При необходимости работник просто вносит в уже существующие поля свои данные.

На нашем сайте имеется образец заявления, которым можно воспользоваться, индивидуализировав его для собственных нужд.

Структура заявления выглядит следующим образом:

  1. В «шапке» заявления, расположенной в верхнем правом углу, указываются должность, фамилия И.О. руководителя и название организации (ФИО работодателя-ИП), а также данные работника: ФИО, должность, подразделение.
  2. Ниже по центру указывается название документа: «Заявление на выдачу денежных средств подотчет» (возможны другие варианты).
  3. Под названием документа с новой строки пишется текст заявления, начиная со слова «прошу». Например, «прошу выдать мне 25 000 (двадцать пять тысяч) рублей для закупки новогодних подарков для детей наших сотрудников на срок до 15 декабря 2021 года». Указание на срок является обязательным.
  4. Под текстом заявления ставится дата его составления, подпись и расшифровка подписи работника.

Что дальше

Заявление подается руководителю, который проставляет на нем резолюцию (например, «Бухгалтерии. В работу»). Заявление передается кассиру/бухгалтеру, который оформляет расходный кассовый ордер и выдает работнику деньги.

Работнику будет предложено расписаться в разделе «получил» расходного кассового ордера.

Если не составлять заявления

Поскольку Центробанк РФ отменил запрет на выдачу денег работникам, которые не отчитались по предыдущим авансам, на практике может возникнуть ситуация, когда на одном работнике «повиснет» достаточно большая сумма.

Для того чтобы этого избежать, на предприятии, как правило, составляется документ, которым регламентируется перечень «подотчетников» и максимальная сумма задолженности по авансовым отчетам, при которой работник может взять деньги снова.

Налоговая инспекция при проверке, безусловно, может обратить внимание на то, что какому-то работнику средства выдавались слишком свободно, особенно если такое происходит регулярно.

Однако гораздо больше ИФНС заинтересует выдача наличных без составления заявления подотчет. Это уже является прямым нарушением Указания Центробанка и влечет за собой наказание по ст.15.

1 Кодекса об админправонарушениях «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов».

Штрафы при этом накладываются существенные:

  • должностному лицу придется уплатить от 4 до 5 тысяч рублей;
  • организацию могут оштрафовать на сумму 40-50 тысяч рублей.

Источник: https://zakonius.ru/obrazec/zayavlenie-na-vydachu-deneg-v-podotchet

Образец заявления о выдаче денег под отчет

Заявление на выдачу денег под отчет

1 По расходам на хозяйственные нужды указывается предполагаемая стоимость приобретаемых товаров, работ, услуг. По командировочным расходам указывается предполагаемая стоимость проезда, проживания, иных необходимых услуг (такси, плата за провоз багажа и пр.), а также количество дней командировки и сумма суточных.

2 Приводится информация об отсутствии или наличии задолженности работника по ранее выданным подотчетным суммам. При наличии задолженности указывается ее сумма, дата и номер расходного кассового ордера, которым была оформлена выдача денег под отчет.

Заявление на выдачу денег под отчет

Выдача подотчетных денег работнику производится только после его письменного заявления руководителю. Кстати, для руководителя подобная процедура не имеет исключений, то есть он также должен писать заявление для получения подотчетных денег.

Скачать образец заявления на выдачу денег в подотчет можно по ссылке ниже.

Как написать заявление

Заявление на выдачу подотчетных денег составляется в свободной форме с учетом обязательных 4 пунктов:

  • Сумма необходимая работнику;
  • Период, на который требуются деньги;
  • Подпись руководителя;
  • Дата составления бумаги.

Важно: в каждой организации такой документ имеет свое название – служебная записка, заявление, раппорт, все зависит от внутренней политики предприятия.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

заявления о выдаче денег под отчет должно быть кратким, емким и лаконичным и имеет примерно такой текст «Прошу выдать мне такую-то сумму, на такой-то период, можно указать конечную дату».

После оформления заявления о выдаче денежных средств в подотчет бухгалтер выдает кассовый ордер и деньги сотруднику.

Когда деньги в подотчет не будут выдана по заявлению

В выдаче подотчетных денег могут отказать если:

  • За просителем имеются долги по выданным ранее деньгам;
  • Если у работника существует перерасход средств ранее, и он не погашен, то есть кредит допускается по расчетам с работником, но без дебета.

Важно: отсутствие долгов у работника указывается бухгалтером в отдельной строчке заявления, чтобы кассир не выдал деньги в подотчет должнику, так как за такое нарушение существует штраф со стороны налоговой.

Особенности изменений

Так как предприятия иногда бывают очень большими до нескольких тысяч сотрудников, и командировки в них не исключение, законодательством РФ постоянно вносятся изменения в отношении внутренних расходов.

Последние такие изменения:

  • Теперь деньги под отчет можно выдавать должникам и работникам с гражданско-правовым договором;
  • Подотчетные деньги можно получить безналичным способом;
  • Заявление для получения денег под отчет обязательно.

В случае выполнения расчетов от имени компании существует лимит на выдачу наличных средств, и он не должен превышать 100 тысяч рублей.

Важно: в любом варианте получения денег в подотчет – на личные нужды или командировку за потраченную сумму придется отчитываться посредством авансового отчета по истечении 3 дней или установленного срока.

Расходы подотчетных сумм должны быть обоснованы и убедительны для налоговых служб, так как за малейшее нарушение в отношении расходов предусмотрен штраф.

Выводы

Заявление на выдачу подотчетных сумм заполняется в произвольной форме обязательно для сотрудника любого звена и необходимо как основание к выдаче средств.

Скачать бесплатно образец

Заявление о выдаче денег в подотчет образец — скачать.

Заявление о выдаче денег под отчет. Вариант 2

Образец заявления о выдаче

Руководителю ______________________
(название организации)

________________________________
(фамилия, инициалы руководителя)

от _______________________________________
(должность, фамилия, инициалы работника)

1 По расходам на хозяйственные нужды указывается предполагаемая стоимость приобретаемых товаров, работ, услуг. По командировочным расходам указывается предполагаемая стоимость проезда, проживания, иных необходимых услуг (такси, плата за провоз багажа и пр.), а также количество дней командировки и сумма суточных.

2 Приводится информация об отсутствии или наличии задолженности работника по ранее выданным подотчетным суммам. При наличии задолженности указывается ее сумма, дата и номер расходного кассового ордера, которым была оформлена выдача денег под отчет.

Заявка на выдачу денежных средств в подотчет и ее образец

В экономическом обороте расчеты регламентированы специальными нормативными актами. Подробнее об этом читайте в нашей статье по ссылке: Законодательство о наличной и безналичной формах расчетов. Сделки в интересах организации могут совершать ее сотрудники за счет выданных им средств. Ниже в статье размещена ссылка на образец заявления о выдаче денежных средств в подотчет.

Применительно к данной ситуации в соответствии с нормами литературного языка применяется выражение «выдать деньги под отчет», поскольку об их израсходовании нужно будет отчитаться (представить авансовый отчет), а если возник остаток, вернуть его. Полученные средства называются подотчетными, поэтому в обиходе финансисты употребляют также словосочетание «выдать деньги в подотчет».

  • кассовый документ (расходный кассовый ордер);
  • заявление и (или) распоряжение руководителя о выдаче денег под отчет.

Примерную форму такого документа можно найти по ссылке: Образец заявления о выдаче денег под отчет.

В каких случаях оформляется заявление

Заявка о выдаче подотчетных средств оформляется сотрудником:

  • Для получения наличных денег (ситуация полностью урегулирована указанием № 3210-У).
  • Получения денег путем их перевода на карту подотчетного лица. Эта возможность возникла относительно недавно, с ростом популярности использования банковских карт как для расчетов, так и для выплаты зарплаты. П. 2.3 положения ЦБ РФ «Об эмиссии платежных карт…» от 24.12.2004 № 266-П содержит открытый перечень операций, которые могут совершаться по дебетовым и кредитным картам, эмитируемым банками. Это может быть как личная карта сотрудника, так и корпоративная карта (п. 1.5 положения № 266-П).

Источник: https://xn--80aahbpndxjebedawh3a7n.xn--p1ai/obrazets-zayavleniya-o-vydache-deneg-pod-otchet/

Пишем заявление на выдачу подотчетных сумм

Заявление на выдачу денег под отчет

Заявление на выдачу денежных средств в подотчет — документ, на основании которого бухгалтер вправе выдать работнику деньги из кассы. Но чтобы он имел юридическую силу, его предварительно согласовывают и заверяют у руководителя организации.

В августе 2017 года Центробанк обновил правила выдачи денежных средств из кассы. А с 1 июля 2020 года выдача денег под отчет сотрудникам организации осуществляется с учетом еще нескольких изменений. В чем суть этих нововведений, и как теперь работать с подотчетниками?

Правила выдачи подотчетных сумм в 2020 году

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
  2. Расходные и приходные ордера разрешено оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег расписывается в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получает на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимся по предыдущим авансам.

Изменения направлены на стимулирование электронного документооборота в компаниях и упрощение правил работы с подотчетными суммами. Возможно, электронные приходники и расходники актуальны для небольшого количества компаний, но выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой организации.

Оформление заявления

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно содержит информацию о необходимой сумме и сроке, на который выдаются деньги. Заявление на выдачу денежных средств в подотчет включает данные самого работника и его подпись. А чтобы бумагу приняли в бухгалтерии, ее обязательно согласовывают с руководителем.

Поскольку унифицированной формы нет, предлагаем образец заявления на выдачу денег в подотчет, который легко адаптировать под разные ситуации.

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2020 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов.

Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но логично, чтобы в нем содержалась та же информация, что и в заявлении:

  • о подотчетном лице;
  • о сумме и сроке предоставления аванса;
  • дата и подпись подотчетника;
  • подпись руководителя.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2020 году

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще оформлять выдачу заявлением работника. Если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого письменных обращений и многочисленных согласований с руководством.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимся работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одному и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, вызывают ненужный интерес со стороны налоговиков. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых разрешено получить новый аванс.

Обновленные правила отчета по расходам

Из Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У следует, что работники обязаны отчитываться по израсходованным суммам в течение трех дней со дня истечения срока, на который выданы деньги.

К заполненному авансовому отчету обязательно прикладываются чеки, подтверждающие расходы. С 01.07.

2019 требования к их реквизитам обновились, и бухгалтеры обязаны учитывать эти поправки, чтобы на законном основании учитывать затраты при налогообложении прибыли.

На что надо обратить внимание:

  • бланк строгой отчетности (БСО) на бумаге практически никто не выдает, а ИП и организации, оказывающие услуги по ремонту, мойке транспорта, перевозке обязаны выдавать клиентам чеки либо электронные бланки строгой отчетности;
  • в чеках для юрлица или индивидуального предпринимателя обязательно уточняют наименование и ИНН покупателя, сумму акциза, страну-производителя товара, номер таможенной декларации;
  • в чеках присутствует разбивка по приобретенным товарам и услугам. Такое правило формирования чеков действует в отношении почти всех продавцов, за исключением ИП на патенте или УСН. Но в таком случае работник подробно расписывает, на что потратил подотчетные деньги;
  • расходы, чеки по которым прислали в электронном формате, работник вправе распечатать. Исключение – электронный посадочный талон при авиаперелетах. Его следует распечатать и проставить на нем отметку о досмотре, чтобы бухгалтер принял бумагу, как подтверждение расхода (см. Письмо ФНС России от 11.04.2019 N СД-3-3/3409@).

Скачать бесплатно бланк заявления на выдачу денег в подотчет
Скачать образец заявления на выдачу подотчетных сумм на покупку хозяйственных товаров
Скачать образец заявления на подотчет в связи с командировкой
Скачать образец заявления на авансовый отчет
Скачать образец приказа

Источник: https://ppt.ru/forms/podotchet/obrazec-na-vidachu

Заявление о выдаче денег под отчет

Заявление на выдачу денег под отчет

Выдача наличных работникам хозяйствующего субъекта осуществляется с разрешения их руководителей. Для его получения сотрудники должны на имя директора подать в письменном виде просьбу о выплате денежных средств. Это могут быть разработанные в виде шаблона или составленные в свободной форме заявления или служебные записки.

Нужно ли писать заявление?

Порядок ведения операций по кассе определяет обязательность подобного документа для выдачи денег в подотчет с целью осуществления расхода при выполнении деятельности.

Заявление необходимо составлять каждому работнику при каждой выплате. Это правило распространяется также и на руководителя компании.

Во многих организациях, в том числе малого бизнеса, именно директор является основным подотчетным лицом.

Со вступлением в силу нового Порядка деньги можно выдавать подрядчику, привлеченному по гражданскому договору. Он также в письменной форме должен отразить просьбу о выдаче средств.

Основное значение данного документа состоит в том, что в нем подробно указывается на какие цели и срок будут выделяться деньги. Директором на этом бланке делается собственноручная подпись, утверждающая запрошенный срок и сумму.

Именно на основании данного заявления осуществляется оформления расходного кассового ордера (РКО). К тому же, так как на заявлении, приложенном к ордеру уже содержится разрешительная виза руководства, то на расходнике данная подпись может отсутствовать.

Во время сдачи авансового отчета бухгалтер проверяет соответствие фактически произведенных расходов с заявленными. В результате сверки он может найти нецелесообразные расходы, на которые работник не имел право тратить деньги.

Также этот документ определяет когда сотрудник, получивший в подотчет суммы, должен отчитаться по ним.

Важно! Предприниматели тоже должны оформлять данный бланк, если деньги будут использованы при осуществлении ими хозяйственной деятельности. Для расходования на личные нужды ИП заявление не оформляют.

Не существует стандартизированной формы для заявления на выдачу денежных средств подотчет. Каждая компания может разработать его самостоятельно, однако, документ должен содержать 4 обязательных реквизита:

  • Сумму;
  • Срок на который она берется;
  • Наличие или отсутствие задолженности;
  • Подпись руководителя.

Образец заявления для сотрудников

При составлении заявления на выдачу подотчет рядовым сотрудником, в верхнем правом углу нужно указать кому направляется документ — должность, Ф.И.О, и название компании, а затем от кого — должность и Ф.И.О. сотрудника.

Затем посередине страницы идет название – «Заявление о выдаче денег под отчет».

Повествовательная часть начинается со слов «Прошу выдать под отчет наличные денежные средства», после чего указывается их количество — как цифрами, так и прописью, на какие цели, а также точный срок — тоже цифрами и прописью.

После этого сотрудник ставит свою личную подпись и дату написания документа.

Ниже обязательно нужно предусмотреть пустые строки, в которых работник бухгалтерии будет ставить визу о наличии или отсутствии у сотрудника задолженности по ранее полученным суммам. Необходимо помнить, что при наличии задолженности выдача новых денег подотчет запрещена.

Указанные сведения подписывает бухгалтер и ставит текущую дату.

Следующим этапом заявление подписывает директор, который фактически разрешает выдачу денег и утверждает указанный работником срок.

Образец заявления для директора

Руководитель является таким же работником, как и все другие, и тоже обязан писать заявление. Однако его формулировки несколько отличаются.

Так, в верхнем правом углу указывается название компании, в которую направляется документ, а также должность и фамилия руководителя.

Важно! Повествовательная часть начинается со слов «Необходимо выдать подотчет..» Таким образом, директор не просит, а устанавливает факт необходимости. Далее он также, как и в простом заявлении указывает цели, сумму и срок цифрами и прописью.

После этого руководитель ставит свою подпись и текущую дату. Она также является разрешающей, таким образом нет необходимости руководителю повторно подписывать документ в самом конце.

Завершает заявление отметка бухгалтера об отсутствии или наличии задолженности по ранее полученному подотчету.


Наличными или на карту?

Подотчетные деньгами можно получить не только наличными , но и на банковскую карту. В таком случае в повествовательной части заявления фраза «наличными деньгами» меняется на «путем перечисления на банковскую карту», а чуть ниже указываются ее полные реквизиты. Все остальные пункты документа не изменяются.

Скачать образец заявления выдачу денег под отчет

Скачать образец заявления для сотрудника.

https://www.youtube.com/watch?v=LpFqYXPfr3s

Скачать образец заявления для директора.

Источник: https://ip-on-line.ru/doc/zayavlenie-o-vydache-deneg-pod-otchet.html

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Заявление на выдачу денег под отчет

  • Новости
  • Кассовая дисциплина

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

12 марта 2019 Денис Покшан Эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет. Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: – сумма наличных денежных средств; – срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): – главный бухгалтер; – бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; – руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

Ситуация

Решение

Заявление на выдачу денег

Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске.

По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).

Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства.

Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.

Лимит выдаваемых сумм

Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей).

Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.

Внештатный работник

Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику.

С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.

Материальная ответственность

Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности.

Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.

Использование банковских карт

Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту.

Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).

Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:

– предусмотреть такую возможность в локальном акте;

– указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;

– получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде Обсудить на форуме (16) В закладки Распечатать 159 579

159 579

Обсудить на форуме (16) В закладки Распечатать 159 579

Источник: https://www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.