+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Составляем журнал учета рабочего времени сотрудников

Содержание

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Составляем журнал учета рабочего времени сотрудников

В списке обязанностей работодателя есть следующий пункт: ведение учета времени, которое по факту отработал каждый сотрудник. Данное требование об учете времени основывается на том, что написано в 91 статье ТК РФ. При отсутствии документа с этими сведениями актуальными станут ответственность и меры наказания в виде штрафа, которые могут применить в трудовой инспекции.

Однако,это больше относится к табелю.

Распоряжение о ведении журнала учета рабочего времени

Журнал оформляется немного для других целей. Он нужен, чтобы постоянно был обеспечен контроль за явкой числящихся работников на их рабочие места.

В данном локальном документе будут отражаться и часы ухода, и часы прихода.

Если же человек допускает прогулы, то применять к нему меры, вытекающие из правил трудовой дисциплины предприятия и конкретного подразделения, можно на основании данных из этого нормативного локального акта.

Внедряется система такой фиксации рабочего времени после того, как будет издано распоряжение генеральным директором компании. Кроме самого факта существования нового правила, в нем будет указано, кто является ответственным за ведение этого документа.

На практике встречаются три случая:

  • сам руководитель (на очень небольших предприятиях);
  • руководитель конкретного отдела;
  • сотрудник из отдела кадров.

К последнему варианту склоняются большинство работодателей. Еще одни отличия между компаниями по вопросу ведения журнала относятся к тому, как часто он заполняется. Существует ежедневный, еженедельный и суммированный учет.

Приказ о ведении журнала учета рабочего времени сотрудников — образец

Путем написания приказа журнал и табель не только создаются, но таким же образом в них вносятся изменения. С образцом подобного приказа можно ознакомиться далее.

В обычном приказе работодатель распоряжается в одном из пунктов о введении правила о составлении и заполнении данного документа. В другом пункте выбирается ответственное лицо. Поправки могут быть вызваны различными факторами.

Скачать образец

Например, при вредных условиях или при ненормированном графике структура этого документа может быть особой. Поэтому данное решение подтверждается написанием и изданием распоряжения.

Обязателен ли журнал учета рабочего времени?

Сам журнал учета рабочего времени во вредных условиях труда или в обычных условиях обязательным не является. Хотя в ТК РФ и упомянута обязанность по отслеживанию за рабочим временем работников, но для этого может быть достаточно и табеля Т-12.

Необходимость данного документа на каждом предприятии определяется ее руководителями.

Скачать Т-12

Правила ведения журнала графика работы

Правила зависят от того, по какому графику работает каждый работник. В любом случае выбирается определенный период, за который подводится итог. Считается, что максимальным сроком для контроля при суммированном учете является один год, а при вредных условиях труда – три месяца.

Как оформить журнал графика работы? 

Для оформления сегодня может быть использован либо ручной, либо печатный вариант. Ручной остается более традиционным – в нем каждый работник подтверждает внесенные записи личной подписью. Такие журналы продаются практически во всех типографиях. Также для этого варианта можно просто распечатать стандартные листы с расчерченной таблицей и сшить их.

Электронная версия подразумевает использование специального программного обеспечения. Благодаря ПО в любой момент автоматически можно сформировать отчетность по интересующему руководителя периоду. Современное ПО позволяет внедрить контроль за временем по специальным электронным пропускам и картам, которые выдаются работникам.

Журнал учета рабочего времени — образец

Первый лист в этом виде документации является титульным. Кроме самого наименования, на данном листе указывается, когда был начал журнал и когда окончен.

Скачать образец журнал учета рабочего времени

Основная часть документа приведена в виде таблицы. Первая колонка в этой таблице дата. Далее идет время прихода на рабочее место, после чего указывается ФИО самого сотрудника. После этого записывается время его ухода и в следующем поле подсчитывается, сколько всего часов он провел на рабочем месте. Этот же работник ставит подпись напротив записей о себе.

Отдельная колонка отведена под примечания, которые может вносить лицо, отвечающее за заполнение этого бланка.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-vesti-zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni-sotrudnikov/

Журнал учета рабочего времени: руководство по заполнению

Составляем журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени: 7 причин вести такой журнал + 3 типа учета рабочего времени + 2 способа ведения записей + 7 ячеек, которые должны быть в книге.

Трудовое законодательство разработано для того, чтобы уложить отношения наемного сотрудника и работодателя в рамки права.

Оно не позволяет ни нанимающей стороне эксплуатировать работника, ни рабочим садиться на голову своему начальству.

Согласно трудовому законодательству, все организации должны вести журнал учета рабочего времени, чтобы выплата заработной платы проводилась максимально честно и беспристрастно.

Существует ряд правил и требований к ведению этого журнала, которые ответственное за данное задание лицо должно знать и выполнять.

Что такое рабочее время и зачем нужно вести его учет?

Любой работодатель заинтересован в том, чтобы платить своему работнику лишь за то время, что он трудился. С этой целью в Трудовом кодексе и было разграничено рабочее время и нерабочее (выходные и праздничные дни).

Рабочее время – это время, которое работник должен проводить на месте своего труда в соответствии с внутренним распорядком организации, выполняя при этом свои прямые трудовые обязанности.

Благодаря учету рабочего времени можно:

  • точно определить, сколько часов сотрудник отработал в месяц;
  • какая сумма заработной платы ему положена за этот период;
  • выявить тех, кто не явился на работу без уважительной причины и без предупреждения начальства;
  • обнаружить, не отсутствуют ли сотрудники на своем рабочем месте дольше, чем позволяет время, отведенное на обед;
  • фиксировать время ухода работников с места службы (если вы уходите раньше, то это нарушение трудового законодательства, но и работа сверх нормы должна оплачиваться отдельно);
  • регистрировать прогулы, больничные и отпускные, что оплачиваются отдельно;
  • учитывать время, которое сотрудник провел на работе с вычетом выходных и праздничных дней, отгулов, больничных, отпусков и т.д.

Как видите, ведение учетной документации – необходимое занятие в любой компании, без которого трудно обойтись.

Заниматься фиксацией времени, проведенного на рабочем месте, может кто угодно: руководитель, кадровик, бухгалтер, секретарь, дежурный на проходной и т.д. Главное, чтобы он точно знал о своей обязанности.

Эта обязанность работника может быть указана в договоре изначально или возложена на него позже в связи с соответствующим приказом.

Не стоит легкомысленно относиться к возложенной на вас ответственности. Если трудовая инспекции обнаружит нарушения в ведении учета времени, вы, как ответственное за это лицо, понесет административное наказание.

Что такое журнал учета рабочего времени и какими способами его можно вести?

В трудовом законодательстве не прописано строго, с помощью чего именно нужно вести учет времени, проведенного сотрудниками на работе.

https://www.youtube.com/watch?v=meJR-8WMeSM

Любой кадровик может разработать свои бланки и пользоваться ими.

Но все же, во избежание путаницы, лучше воспользоваться специальными бланками.

1) Журнал учета рабочего времени – важный документ в каждой компании

Время, которое каждый из сотрудников должен проводить на рабочем месте, регулируется не только законодательством страны, но и внутренним распорядком самой организации.

Для того чтобы точно просчитать, сколько именно часов сотрудник провел на своем месте службы, нужен специальный журнал. Его ведение позволит вам избежать как конфликтов с работниками по поводу фактически отработанных часов, так и недоразумений с трудовой инспекцией.

Журнал учета рабочего времени – это разграфленная книга, в которой ответственное лицо обозначает, сколько именно часов ежедневно каждый из сотрудников трудился.

В журнале учета рабочего времени вы фиксируете:

  • время, проведенное каждым из работников на месте своей службы;
  • прогулы;
  • опоздания;
  • больничные;
  • уходы раньше срока;
  • переработки;
  • задержки с обеда и т.д.

Работодатель полностью контролирует, сколько отработал каждый из его подчиненных. Подобные данные позволяют, как премировать особо усердных подчиненных, что не нарушают трудовую дисциплину и готовы трудиться сверхурочно, так и наказывать разгильдяев.

Именно с помощью журнала можно зафиксировать, присутствовал или отсутствовал работник на месте своей основной службы в конкретный день. Именно отсутствие в течение нескольких часов без уважительной причины может служить причиной расторжения договора со стороны работодателя.

2) Как лучше вести журнал учета рабочего времени?

Владелец компании, заинтересованный в порядке по ведению документации в своем хозяйстве, имеет некую свободу выбора в том, как именно контролировать процесс.

Трудовая инспекция не станет вас штрафовать, если вы выберете любой удобный для себя способ. Главное, чтобы время, проведенное работниками на своем месте службы, фиксировалось и при этом – фиксировалось правильно.

  1. Традиционный.

    Вы покупаете или создаете собственноручно обычный бумажный журнал. Заполняете его вручную, фиксируя, сколько именно времени каждый из сотрудников провел на своем месте труда.

    Если не хотите тратить силы на самостоятельную изготовку такого журнала, то его можно купить в книжном магазине или маркете канцтоваров. Стоимость его небольшая: 100-300 рублей.

    Еще один вариант обзавестись такой книгой учета – заказать покупку в интернете. Вот, например, на этом сайте http://www.hr-ok.ru/e-store/office/5150 вы можете купить множество полезных для кадровика вещей.

    Есть и другие сайты для покупки такой учетной документации:

    • http://blanki.by/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html
  2. Электронный.

    Если вы поклонник новых технологий, то совсем необязательно контролировать рабочее время своих сотрудников дедовскими методами – вручную с помощью сшитой книги. Можно обратиться к электронному варианту.

    Электронный вариант журнала мало чем отличается от обычного бумажного, просто работать с ним вы можете прямо на своем компьютере.

    Правда в этом случае стоит позаботиться о создании резервных копий, чтобы поломка компа или вирусы не уничтожили столь важные данные.

    Найти необходимые программы можно на следующих сайтах:

    • http://staff-base.net/jurnal.html
    • http://ppt.ru/news/138254
    • http://101million.com/dokumenty/zhurnaly/ucheta-rabochego-vremeni.html

Смотрите сами, как вам удобнее вести учет: традиционным или более новаторским методом.

К примеру, Ольга – кадровик одной из государственных организаций Киева – практикует одновременно оба варианта.

Говорит, что это стоит определенных усилий, зато она уверена в том, что важные данные не пропадут.

Особенности ведения журнала учета рабочего времени

Ведение такой учетной книги – достаточно простое задание и, если подойти к делу со всей ответственностью, то трудностей не возникнет.

Пункт №1. В какой форме в журнале нужно вести учет рабочего времени?

Согласно законодательству Российской Федерации, учет времени работы в журнале ведется по одному из трех образцов:

  1. Ежедневная фиксация.

    Наиболее распространенный тип фиксации.

    Кадровый работник или другое уполномоченное лицо ежедневно отмечает, когда специалист явился на работу, когда, ушел с нее. Заверяются данные подписью сотрудника, которого и касается запись.

    Такой вид контроля практикуется тогда, когда наемным рабочим ежедневно на месте службы нужно проводить одинаковое количество часов.

  2. Еженедельная фиксация.

    Если должностное лицо не должно ходить на работу ежедневно и отбывать каждый день определенное количество часов, но при этом оно обязано выполнять объем работы, указанный в его трудовом договоре, то лучше использовать еженедельную систему контроля.

    Информация о количестве проведенных на месте работы сотрудником часов заносится в конце каждой недели.

  3. Суммированная фиксация.

    Если производство не прекращается никогда – организация работает круглые сутки, а график у ее работников – плавающий, то лучше использовать суммированный учет. Все данные заносятся в журнал в конце месяца.

Заполнение табеля учета рабочего времени: 15 правил

Руководство само должно решить, какую именно форму использовать, и проинформировать в письменном виде сотрудника, которые и будет контролировать рабочее время тружеников компании.

Пункт №2. Как правильно заполнять журнал учета рабочего времени?

В Трудовом кодексе и других официальных документах не указано, как именно должен проводиться контроль времени.

Оформление записей регулируется внутренними приказами. Например, начальник Иван Иванович выдает приказ, согласно которому секретарь Анна Владимировна должна вести учет трудового времени всех сотрудников ежедневно. Ей же предстоит прошить все страницы журнала, пронумеровать их и скрепить все печатью компании.

Традиционно в книге оформляют вот такие ячейки:

1.№ по порядку
2.ФИО сотрудника
3.Дата
4.Время прихода сотрудника на рабочее место
5.Время его ухода с работы
6.Причина, по которой работнику приходилось покидать рабочее место в течение дня
7.Подпись работника

Ячейки могут быть и другими. Главное, чтобы журнал был разграфлен. Например, вот так:

Этих граф вам хватит, чтобы вести полный учет и не нарваться на административное наказание, если к вам с проверкой пожалует трудовая инспекция.

А вот так выглядит уже заполненный журнал:

Следует очень аккуратно вести записи, потому что любые исправления в официальных бумагах недопустимы.

Если все же была допущена неточность, то неправильную запись следует зачеркнуть и создать новую. Эти правки подтверждаются подписью лица, что ведет учет.

Обязательные условия трудового договора: 10 требований

О том, как грамотно заполнять журнал учета

рабочего времени, расскажут специалисты:

Хранить журнал учета рабочего времени нужно не менее пяти лет. После окончания этого срока он может быть уничтожен. Единственное исключение из данного правила – организации с чрезвычайно опасными или тяжелыми условиями труда, где подобная отчетность храниться 75 лет.

  • Твиттер
  • Обсудить

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

Источник: https://dnevnyk-uspeha.com/rabota-i-karera/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html

Журнал учёта рабочего времени, порядок ведения, способы учета

Составляем журнал учета рабочего времени сотрудников

При налаживании взаимоотношений между подчиненным и руководителем возникает множество нюансов. Соблюдение трудовых графиков – одно из направлений, где возникают вопросы. Прямыми обязанностями граждане должны заниматься в определенное время, это надо учитывать еще при приёме на работу.

Оплата труда и результатов – прямая обязанность руководителей. Журнал учёта рабочего времени – источник данных при расчете заработной платы

Зачем учитывать рабочее время

Если обе стороны соблюдают положения ТК РФ – проще избежать любых спорных ситуаций, связанных с этим направлением.

Промежуток времени выполнения сотрудниками обязанностей называют рабочим. Регламент и опора в этом случае – трудовой договор, внутренний распорядок. На руководителей предприятий накладывают обязанность контролировать фактические периоды, которые уходят на выполнение работы.

В законах обе стороны трудового договора получают защиту.

Руководство предприятия не может заставлять подчиненных отрабатывать больше, чем указано государственными нормативами. Стандартные рабочие недели длятся до 40 часов. У сверхурочных работ тоже определённые лимиты. 4 часа – максимум на протяжении 2 дней. В год – максимум 120 часов.

У работодателя при контроле упрощается учет:

  • отпусков;
  • больничных;
  • опозданий;
  • командировок.

Информацию можно использовать для поощрения сотрудников, внимательно подходящих к работе. Или при применении дисциплинарных взысканий по отношению к тем, кто нарушает правила.

Статья 81 ТК РФ разрешает увольнять граждан за прогулы. Так называют ситуацию, когда на рабочем месте сотрудника нет без уважительной причины. По-другому такие явления называются прогулами.

Основные способы для учёта рабочего времени

Трудовой Договор не указывает точно, какие варианты использовать для решения вопроса. Контроль времени и сверхурочной работы, соблюдение графика – за эти вопросы отвечают отдельные сотрудники. Обязанности такого человека описывают в трудовом соглашении, либо в дополнительных приказах.

Следующие методы для учёта стали общепринятыми на территории РФ:

  • ежегодный;
  • ежедневный;
  • еженедельный.

Опираются на промежуток, по которому удобнее подвести итоги. Наниматель решает, какой вариант удобнее. Приведенные варианты не исчерпывающие.

Закон описывает максимальный срок, допустимый к учету – 1 год. 3 месяца – для работников, чьи условия производства вредные.

Построение рабочего графика сотрудников – основной фактор для работодателей при выборе метода учета. С ежедневным учетом возникнут сложности, если обязанности выполняют сутками. При работе вахтовым методом часто бывает так, что в один период рабочее время больше, в другой – меньше.

Для таких обстоятельств актуальнее суммированная схема учёта. Отчетный период просто увеличивают, чтобы лишнего количества часов не было.

Когда сотрудника принимают на работу – важно понимать, укладывается ли график в норму изначально, или применяют суммированный учёт. Для условий трудового договора этот момент – один из ключевых. При любых изменениях в этом отношении у работодателя есть обязанность известить подчинённых.

Журнал учета рабочего времени: как его вести?

Фиксация времени прихода на работу и ухода с нее обязательна для всех компаний, численность подчиненных не играет роли. В журнал учета вносят всю важную информацию, связанную с этим вопросом.

Документ обычно содержит такие сведения:

  1. Указание точного порядкового номера.
  2. Дата.
  3. ФИО сотрудника, вместе с занимаемой должностью.
  4. Время прихода на место.
  5. Время ухода с работы.
  6. Подпись сотрудника.
  7. Описание часов, потраченных на работу.
  8. Дополнительные комментарии. Например – когда смена отработана, но не в полном объёме.

Входящие в журнал пункты могут меняться как по содержанию, так и по порядку. Это зависит от конкретных обстоятельств, при которых ведут документ. Контроль периода, отведенного на работу, важен при любых обстоятельствах.

Образец журнала

Документ в последней версии можно скачать ниже:

Скачать образец журнала: [14.85 KB]

Ведение журнала: распространенные способы

Точный бланк для журнала учёта рабочего времени законами не предусмотрен. У нанимателя в этом вопросе есть некоторая свобода.

Поведение допустимо в двух вариантах.

Ручная версия.

Предполагается специальная книга, которую можно и нужно шнуровать. Внесение записей – дело ответственного сотрудника, это происходит по мере необходимости. Ряд компаний соглашается с тем, чтобы каждый отдельный подчинённый вносил сведения о том, когда приходит и уходит с работы. Вся информация заверяется личными подписями.

Типографии продают готовые формы для таких журналов. Это книги для заполнения, с твёрдым или мягким переплетом. Количества страниц и граф должно хватить на максимальный период. Допустим вариант с распечаткой бланков, подготовленных заранее на персональном компьютере. После этого их подшивают в специальной папке.

Электронная версия.

Для заполнения выбирают специализированное программное обеспечение. В самых простых вариантах все данные вносятся вручную.

Иногда предусматривается автоматический режим формирования отчётности. Это экономит время и силы. Работодателю легче получить выборку относительно конкретных параметров, которые интересуют его в данный момент. Например – по больничным и отпускам, сверхурочной работе.

Более сложные разработки предполагают учёт в автоматическом режиме. В организации участвуют электронные замки, индивидуальные карты для учета.

Считывающие устройства принимают информацию. Затем проходит систематизация, перенос на бухгалтерский учёт. Далее информацию применяют в расчёте заработной платы. ПО поддерживает функцию разделения сотрудников по отделам, составляющим организацию. Достоинств много, но без отрицательной стороны не обошлось – сопутствующее оборудование вместе с программами дорогое.

Биометрический контроль для сотрудников – еще одна разновидность программы, получившая широкое распространение на территории крупных городов. При допуске к работе предполагается считывание отпечатков пальцев.

Табели учета рабочего времени

Журнал, где фиксируется период, проведенный на работе, не относится к документам, обязательным при любых обстоятельствах. Но как государство контролирует соблюдение ТК обеими сторонами.

Для защиты от последствий разработан другой документ. На его основании тоже легко вести учёт отработанным часам. Его используют при составлении отчётностей, расчёте выплат для сотрудников разных категорий. Это табель по графикам, рабочему времени. Документ составляют, используя информацию из соответствующего журнала. Отличается унифицированной формой для компаний.

Заключенные соглашения – основание для выдачи табельных номеров сотрудникам. Потом это сочетание цифр используют при оформлении других бумаг вроде расчетных листов по заработной плате, личных дел.

Сохранение номера за сотрудником – стандартное требование, даже после корректировки по должности, отделу. Информацию оставляют свободной на три года и более после увольнения. Табель фиксирует сведения по каждому подчиненному, с опорой на индивидуальные номера.

Табель учета графиков ведется по двум основным формам, принятым Правительством, начиная с 2004 года.

Т-12 – обозначение формы при заполнении ручным методом. В случае с установлением турникета применяют вариант Т-13. Обе формы практически идентичны друг другу по содержанию.

Дополнительная информация о заполнении

Заполнение табелей идет с верхней части страниц. Там указывают полную форму наименования организации, структурного подразделения. Следом идут даты составления вместе с указанием отчетного периода.

Ниже отслеживают результаты исполнения обязанностей гражданина на протяжении определенного времени. Обязательно указание таких интервалов:

  • итоговое количество часов;
  • пропуски;
  • рабочие дни.

Причины неявки на работу описывают с помощью специальных кодовых обозначений.

Заполнение дней тоже допустимо в двух вариантах:

  1. Отметки о явке, неявке.
  2. Отметки только по пропускам. Для остальных дней ведут полный подсчет, вне зависимости от результатов отработанной смены.

Отдельную графу используют для учёта в таких направлениях:

  • выходные дни;
  • праздники;
  • ночные часы;
  • сверхурочный график.

У формы Т-12 есть отличие в виде дополнительного раздела, обозначающегося как «Расчеты с персоналом по оплате труда». За его заполнение отвечают сотрудники отдела бухгалтерии.

Итоговая версия всегда идёт на печать, даже если заполнение проводят с помощью персонального компьютера. Руководители подразделения, заполнивший документ сотрудник и директор компании обязаны визировать такие бумаги. Иногда директора компании в этом смысле заменяет представитель кадрового отдела. Срок хранения отчетностей в готовом виде – 12 месяцев.

Неполное рабочее время: кому можно его установить?

Следующие категории трудящихся могут рассчитывать на сокращение времени, уделяемого обязанностям:

  1. 36 часов в неделю, если работа связана с вредными или опасными условиями, до 3-4 степени.
  2. 35 часов в неделю – если трудящиеся – инвалиды 1,2-ой степени.
  3. 35 часов в неделю для подростков в возрасте от 16 до 18 лет.
  4. 24 часов в неделю – в случае с детьми младше 16 лет.

Вопрос оговаривают отдельно, для каждого случая. Руководитель организации и подчиненный должны договориться о том, какую и почему схему применяют. Работодатели обязаны применять сокращенное время для таких граждан:

  • те, кто ухаживает за больными родственниками;
  • мать или отец инвалида, не достигшего совершеннолетнего возраста;
  • мать или отец ребёнка младше 14 лет;
  • женщина, ожидающая ребёнка.

Неполными могут быть рабочие недели и дни, в равной степени. На время отпуска подчинённого такой распорядок дня влиять не должен. Другие ограничения по трудовым правам тоже нельзя вводить только из-за этого.

Оплата идёт прямо пропорционально времени, отведенному на выполнение обязанностей. Или объему продукции, ставшему результатом работы.

Журнал по учёту рабочего времени не включен в требования, обязательные для всех. Но многие предприятия соглашаются на ведение такой документации. Это важная часть системы делопроизводства.

Главное – соблюдать требования, связанные с оформлением. Заполнение облегчается при опоре на табели учета графиков. Эти два элемента связаны друг с другом, записи в них вносят по мере необходимости. Срок хранения отсчитывают от даты последней записи в журнале.

Табель учета рабочего времени в видео Елены Пономаревой:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/otnoshen/zhurnal-ucheta-rabochego-vremeni.html

Образец журнала прихода и ухода сотрудников

Составляем журнал учета рабочего времени сотрудников

Трудовым Кодексом РФ дано четкое определение термину «рабочее время» (ст.91). Это период, установленный локальным нормативным актом юридического лица, для исполнения трудовых обязанностей. Этим же законодательным документом работодателю вменяется вопрос его учета. Как это делать, решается на местах.

Многие субъекты хозяйствования, учреждения используют для оперативного сбора сведений на первичном уровне журналы для ежедневной регистрации членов коллектива.

  В данной статье вы найдете рекомендации, как правильно и оптимально  осуществлять контроль, получите примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников.

Журнал прихода и ухода сотрудников как способ контроля рабочего времени

Уровень высокой дисциплины в коллективе обеспечивается максимальной занятостью работников в отведенное время для труда, исключением случаев решения в этот период личных проблем, прогулов и опозданий. В связи с этим готовится приказ о введение журнала учета рабочего времени. Данное требование – это не признак бюрократизма или прихоть нанимателя, оно предусмотрено законом.

Обязанность каждого члена коллектива –  отмечаться при приходе и уходе с работы –  должно быть внесено в ПВТР и строго исполняться.

Данным приказом назначаются специалисты в головном офисе и в обособленных подразделениях, которым контроль за ежедневным и правильным заполнением документа включается в обязанности.

На уровне администрации это направление курирует один из заместителей руководителя  либо начальник кадровой службы.

Журнал необходим для осуществления контроля за сотрудниками

Форма документа

Установленной формы документа нет. Табличный вариант разрабатывается работодателем. В таблице обязательными являются следующие графы:

  • ФИО работающего, временные рамки посещения работы (приход – уход);
  • роспись, отработанные часы.

Анализ сведений производится за неделю, месяц, год в зависимости от рабочих графиков.

Полученная информация используется при составлении табеля или книги  учета рабочего времени в процессе формирования оплаты труда и в случае наложения взысканий или увольнении сотрудника – за систематические опоздания и прогулы. Журнал и табель отличаются тем, что в первом случае фиксируется время начала и завершения работы по факту действия, а во втором –  отработанные часы.

Книга заказывается в типографии или покупается. На титульном листе ставится ее  номер в делопроизводстве, название, нумеруются страницы, прошиваются плотной нитью. Концы ее на обратной стороне приклеиваются пломбой из бумаги, где ставится дата, подпись. Журнал помещается в удобном доступном месте (вахта, приемная секретаря).

Не допускается небрежное ведение документа: исправления, записи задним числом, карандашом, удаление страниц. За подобные факты при проверке  специалисты наказываются в административном порядке.

Скачать excel  файл можно ниже.

Скачать образец Журнала учета рабочего времени сотрудников

Дополнительно возможно внесение других граф: уход с работы, его причина, прогул, опоздание и т.д. Учет сверхурочного и ненормированного, сдельного и повременного труда, совместительства рекомендуется осуществлять отдельно.

Табель фиксирует количество отработанных часов

Способы ведения журнала

Мы подробно разобрались, как выполняется учет в традиционном варианте – на бумаге. В век интернета все большее распространение получает электронный документооборот. На крупных предприятиях с этой целью устанавливаются соответствующие программы.

В практике используется ПО, где необходимая информация вносится вручную.Это тоже уже вчерашний день. Все активнее внедряются автоматизированные системы, которые передают информацию прямо в бухгалтерию.

Работник в этом случае  отмечается на проходной электронным пропуском. Еще более совершенным способом учета является биометрический контроль. В данной ситуации пропуском становится отпечаток пальца.

Единственный недостаток программного обеспечения – высокая стоимость.

Срок хранения книги зависит от ее содержания. Журнал со сведениями о работниках с 8-часовым рабочим днем, уничтожается после его окончания. В том случае, когда в него вносится информация, влияющая на начисление пенсии, документ хранится 75 лет.  

Итак, вы теперь имеете представление о важном кадровом документе – журнале первичного учета рабочего времени и при необходимости используете предложенный образец его заполнения, наши практические советы.

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://biztolk.ru/organizatsiya-biznesa/spravochnik-predprinimatelya/obrazets-zhurnala-prihoda-i-uhoda-sotrudnikov.html

Журнал учета рабочего времени

Составляем журнал учета рабочего времени сотрудников

Журнал учета рабочего времени позволяет осуществить контроль над рабочей дисциплиной трудящихся на производстве. Каждый сотрудник обязан выполнять соблюдение правил внутреннего трудового распорядка.

Иногда в жизни сотрудников бывают случаи, когда им необходимо отлучиться в рабочее время. В таких ситуациях отсутствие не будет воспринято как прогул, если трудящийся своевременно поставил в известность начальника звена и об этом внесена соответствующая запись в журнал учета рабочего времени.

Все эти обстоятельства объясняют основное назначение книги: в нее вносят записи для определения фактически отработанного времени по каждому сотруднику предприятия.

Что это за журнал?

Тетрадь, в которой регистрируется время прибытия и ухода трудящихся, называется журналом учета рабочего времени.

Скачать бланк Журнала учета рабочего времени на предприятии.

Периоды присутствия на рабочем месте характеризуются определенной продолжительностью с предоставлением обязательных обеденных перерывов. В каждом учреждении оно определяется трудовым и коллективным договором с профсоюзным комитетом. За тот период, когда рабочий выполняет трудовую практику, он получает зарплату.

Образец заполнения Журнала учета рабочего времени и служебных поездок

В ТК РФ и других законодательных актах об использовании труда наемных рабочих установлено, что длительность работы на предприятии ограничивается 40 ч на протяжении недели.

В соответствии с этим разрабатываются правила внутреннего распорядка, основанные на специфике производства каждого предприятия, и устанавливается ежемесячный график выходов.

В подразделениях организации оговаривается время начала и окончания смены и период для обеденного перерыва.

Отметки о времени, использованном для выполнения производственных обязанностей или отсутствии сотрудника на работе, простое и т.д. вносят в журнал учета рабочего времени.

Законодательное регулирование ведения данного документа

Требования об специальном учете рабочих часов, во время которых работник выполняет свою трудовую повинность, изложены в ТК РФ. Статья 91 обязывает управленцев организаций вести фиксацию времени, которое отрабатывает каждый сотрудник. Затем часы работы переносят и суммируют в табеле для дальнейшего использования и начисления зарплаты.

Четко сформулированного обязательства о ведении журнала учета в законодательстве нет. Но его наличие и использование в ходе деятельности компаний упрощает учет и улучшает качество трудовых резервов.

Для соблюдения трудовой дисциплины трудящимся необходимо выполнять такие обязательства:

  • прибыть на рабочее место в точно установленный срок к началу трудовой смены;
  • в полной мере использовать отведенную в графике продолжительность рабочего периода на выполнение своих должностных обязанностей.

При этом наниматель должен обеспечить следующее:

  • предпринять действия к созданию условий для максимально эффективного использования рабочего времени.

Во время выполнения трудовых обязанностей во время рабочей смены категорически запрещено отвлекать или освобождать труженика от производственного процесса по неуважительным причинам.

Нанимателю необходимо организовать строгое фиксирование времени явки трудящихся на работу и сроков, когда они покидают предприятие.

При этом, прежде, чем приступить к выполнению обязанностей, каждый сотрудник должен зарегистрировать момент прихода на работу, а по окончании трудового дня время ухода.

Эти данные выписываются в специальные табеля использования рабочего времени определенной формы, специальных годовых табельных карточках, прочих документах.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

В какой форме составляется?

Предприятия в РФ используют 3 типа учета рабочего времени:

  1. Ежедневная фиксация прибытия и убытия сотрудников. Это традиционный метод учета, при котором трудящиеся приходят на работу каждый день с одинаковым количеством рабочих часов. Страницы журнала нужно заполнять ежедневно по-отдельности для членов трудового коллектива.
  2. Еженедельный учет. Этот способ адаптирован под случаи, когда сотрудники не принимают ежедневного участия в производственной деятельности, но в течение недели выполняют норму, указанную в договоре. Информация о рабочем времени в журнал заноситься по окончании каждой недели.
  3. Суммированный учет. Отличный метод ведения периода работы при гибком графике выходов. Его считают оптимальным для учреждений с безостановочным производством. Данные по учету рабочего времени вносят по окончании месяца.

Наиболее удобную форму журнала для своей организации подбирает руководство, основываясь на видах работы, графике выходов и продолжительности смены.

Как правильно вести учет суммированного рабочего времени сотрудников, рассказано в следующем видео уроке:

Издание приказа о введении журнала рабочего времени

На небольших предприятиях наниматель может сам заполнять журнал учета рабочего времени. Но возможен и вариант назначения ответственного лица, контролирующего регистрацию времени работы трудящихся. Такую обязанность могут вменить в должностной инструкции или по приказу руководителя.

Лицо, ответственное за регистрацию рабочего времени в данном журнале, выполняет следующие должностные обязанности:

  1. контролирует фактическое время присутствия сотрудников на рабочем месте;
  2. заносит данные в книгу учета;
  3. своевременно предоставляет заполненный журнал для расчетов и проверок.

Сотрудник, которому поручено ведение журнала учета рабочего времени, несет полную ответственность за корректное отражение данных.

Ответственность за ведение

Ответственное лицо при невыполнении поручения или из-за выявленного нарушении порядка ведения журнала несет административное наказание, которое может быть наложено Федеральной инспекцией труда.

В обязанности сотрудника входит контроль регистрационных записей в книге и передача реестра для текущих проверок.

Требования к оформлению

Нормативных требований по оформлению журнала в законодательных актах нет.

Но порядок оформления такого реестра может быть описан в правилах внутреннего трудового распорядка.

Если в них указано, что страницы журнала должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации, то ответственному лицу необходимо выполнить такие требования в точности.

В журнале учета нужно сшить бланки, которые будут иметь такие наименования ячеек в таблице:

  1. п/п;
  2. ФИО сотрудника;
  3. дата;
  4. время прибытия в учреждение;
  5. время ухода;
  6. причина, по которой работник покинул свое рабочее место во время трудового дня;
  7. подпись трудящегося.

В столбцы бланков будут вносить информацию сами сотрудники или ответственное лицо.

Порядок заполнения

Наемный труженик при подписании трудового договора обязуется выполнять возложенные производством обязанности в течение определенного рабочего времени. Работодатель со своей стороны обязывается оплачивать ему зарплату за выполнение трудовой повинности.

При этом для определения размера вознаграждений за труд требуется знать, сколько времени фактически отработал трудящийся.

В ходе производственной деятельности у наемного работника фиксируются все события, относящиеся к приходу и уходу с работы. Всю нужную информацию для учета рабочего времени отражают в журнале. Это способствует определению фактически отработанных часов.

Информация в журнале должна отражаться предельно кратко. Обязательному заполнению подлежит:

  • порядковый номер записи;
  • ФИО наемного трудящегося;
  • дата внесения данных;
  • час появления работника на производстве;
  • время ухода.

Помимо этих пунктов в отдельных ячейках указывают:

  • конкретное место, куда ушел сослуживец;
  • суммарное количество часов присутствия труженика на рабочем месте за конкретный отрезок времени.

Последняя графа отводиться для подписи лица, ответственного за регистрацию записей в журнале.

Исправление ошибок

Журнал ведут аккуратно. Нужно избегать наличия в нем зачисток, ошибок и исправлений. Но если допущена существенная ошибка, то неправильную запись вычеркивают и ставят подпись ответственного лица за ведение журнала.

Сведения необходимо продублировать и внести достоверную информацию.

Сроки хранения

В положениях статьи 586 Перечня типовых управленческих архивных документов указано, что заполненные журналы учета рабочего времени, табели, графики должны быть заархивированы на предприятии на 5 лет.

Но в тех организациях, где условия труда рабочих являются вредными, тяжелыми, или опасными, срок хранения перечисленных документов продлевается до 75 лет.

Нюансы ведения и заполнения журнала ненормированного рабочего времени, переработки и командировок

Если на предприятии сотрудники ездят в командировки или работают в неурочное время, то с целью учета допускается добавление нужных граф. Например, это может быть поле для заполнения данных при сверхурочных работах или о причинах опоздания на работу.

Преимущество использования данного документа для учета трудовых часов очевидно. У тех, кто контролирует сотрудников и вносит информацию о фактическом рабочем времени, не происходит превышение трудовых норм и улучшается дисциплина штата, что положительно отражается на производительности труда и, как следствие, увеличении прибыли и успешной деятельности компании.

О том, как создать Табель учета рабочего времени в 1С, рассказано в данном видеоролике:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=8294

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.