+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

Содержание

Как оформить дубликат трудовой книжки: пошаговая инструкция, документы и рекомендации

Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

Трудовая книжка является основным документом, который подтверждает рабочий стаж человека. А с наступлением пенсионного возраста дает право на получение достойной пенсии. Но что делать, если по каким-то причинам трудовая была утеряна или испорчена? Можно ли заменить документ, и как оформить дубликат трудовой книжки. Выясним главные аспекты данного вопроса.

Определение

Трудовой книжкой называют персональный документ, подтверждающий информацию об официальном трудоустройстве и производственном стаже гражданина.

Вся информация об этом документе изложена в ст. 66 Трудового кодекса. Бланк трудовой должен отражать следующую информацию о работнике:

  1. Личные данные.
  2. Данные о выполняемой работе.
  3. Информацию о переводах, награждениях и увольнениях.
  4. Наименования документов, на которые ссылаются все действия.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки, он должен соответствовать оригиналу и содержать всю ту информацию, которая была указана в первичном экземпляре.

Исключением могут являться случаи, когда в документе были указаны неверные данные или запись невозможно восстановить.

Когда выдается

Дубликат книжки выдается, когда использование оригинала становится невозможным. К таким случаям относят:

  • утерю сотрудником;
  • утерю работодателем;
  • порчу документа;
  • внесение неверных данных, касающихся увольнения или перевода.

Каждый из пунктов имеет свои особенности.

Если оригинал отсутствует, вместо утерянной трудовой книжки выдается дубликат. Особенности выдачи заключаются в написании сотрудником заявления об оформлении дубликата, внесения оплаты за бланк трудовой, если документ утерян по вине сотрудника.

В некоторых случаях человек может заметить пропажу трудовой не сразу, а через некоторое время после увольнения и при попытке устроиться на новую работу.

Что делать, если «старый» работодатель не хочет оформлять дубликат, ссылаясь на давность увольнения? Законодательно не утверждены сроки давности по выдаче дубликатов трудовой.

Поэтому сотрудник должен настаивать на выдаче повторного документа или обратиться в суд.

Как оформить дубликат трудовой книжки, если оригинал пришел в негодность (сгорел, порвался, испачкался, намок)? Следует сделать запрос на последней работе с просьбой о выдаче повторного документа.

На титульном листе книжки должна стоять отметка, что это дубликат и стоять отметка о выдаче нового бланка.

В случае, когда записи в связи с порчей трудовой удалены или стерты, сотрудник должен предъявить документы, заверяющие трудовой стаж.

При утрате бланка трудовой работодателем рабочий стаж сотрудника может подтвердить комиссия. Ей необходимо предоставить документы или их копии, которые могут подтвердить сведения о профессии и местах работы. Если таковые документы отсутствуют, комиссия может составить акт, основанный на показаниях нескольких свидетелей, знающих достоверную информацию о трудоустройстве гражданина.

Оформить дубликат трудовой книжки может любой гражданин, имеющий официальный трудовой стаж, вне зависимости от причин ее порчи или утери. Дубликат бланка трудовой является таким же официальным документом, обладающим юридической силой, как и сам оригинал документа.

Выдачей дубликатов может заниматься либо работодатель, либо лицо, уполномоченное на выдачу трудовых, вкладышей и дубликатов. Обычно это работник отдела кадров или бухгалтер. В редких случаях, секретарь (если компания маленькая).

Документы, которые необходимы для выдачи повторной трудовой книжки, предоставляются гражданином, но организация обязана всячески посодействовать в их получении.

Стоимость

Согласно нормам ведения и хранения трудовых книжек, гражданин, утративший бланк трудовой, обязан сообщить об этом работодателю с последней работы. При этом руководитель организации должен выдать заявившему лицу дубликат трудовой не позже 15 дней после написания заявления.

По установленным законодательством нормам, за дубликат трудовой книжки, образец заполнения которого должен быть у руководителя или уполномоченного лица, организация имеет право взимать плату, соответствующую расходам на приобретение бланка повторного документа.

Плата не берется только в следующих случаях:

  • при утрате работодателем всех трудовых книжек в результате непредвиденных обстоятельств;
  • при неверном заполнении титульного листа;
  • при порче, случившейся не по вине сотрудника.

Следовательно, организация имеет право брать плату за предоставление дубликата с уже уволившегося сотрудника или если работник сам виноват в порче или утрате документа.

Алгоритм

Рассмотрим алгоритм того, как можно оформить дубликат трудовой книжки. При этом порядок оформления установлен законодательными нормами:

  1. Лицо, утратившее бланк трудовой, должно написать письменное заявление в последнюю организацию, где гражданин работал или работает.
  2. Организация по данному заявлению собирает сведения о трудовом стаже человека.
  3. Подписывается приказ о выдаче дубликата трудовой книжки.
  4. Бланк дубликата оформляется с учетом установленных правил, вносится информация, соответствующая оригиналу документа.
  5. Информация о выданном повторно документе заносится в журнал учета бланков трудовых.
  6. Готовый документ гражданин получает, поставив подпись в журнале о его получении.

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки – образец:

Документы

Чтобы получить дубликат трудовой, необходимо собрать и предоставить ряд документов, которые могли бы подтвердить трудовую деятельность гражданина. Если таковые отсутствуют, организация может обратиться в пенсионный фонд с запросом о том, какая деятельность велась и в какие периоды.

В случае массовой потери трудовых организация создает комиссию, которая будет выявлять рабочий стаж сотрудников путем запросов и обработки данных, исходя из предоставленной ими информации.

Как оформить дубликат трудовой книжки? Для начала следует написать заявление, где должны быть указаны:

  • причина утраты;
  • просьба о выдаче повторного документа;
  • дата составления, подпись гражданина.

Заявление может быть написано от руки или в печатном виде. Некоторые организации держат готовые бланки для написания подобных заявлений.

Как оформить дубликат трудовой книжки – образец заявления:

После одобрения и принятия заявления руководитель организации должен издать приказ о выдаче дубликата.

Приказ должен:

  • содержать номер;
  • содержать основные тезисы, закрепляющие основание для выдачи дубликата;
  • издаваться только в печатном виде;
  • передаваться на ознакомление лицу, запросившему дубликат;
  • иметь подпись гражданина, которому выдается дубликат.

Если вышеперечисленные требования не соблюдаются, выдача дубликата трудовой считается недействительной.

Чтобы подтвердить рабочий стаж, во внимание принимаются следующие документы:

  1. Личное дело.
  2. Приказы о принятии на работу, переводе, увольнении.
  3. Удостоверения гражданина.
  4. Трудовые договора.
  5. Расчетная книжка.

Какие сведения вносятся в дубликат

Как правильно оформить дубликат трудовой книжки? Начать оформление следует с заполнения титульного листа бланка, который должен содержать актуальную информацию. Сюда относится:

  • фамилия, имя и отчество гражданина;
  • дата рождения;
  • наличие и вид образования;
  • профессия.

Достоверность этих данных должна быть подтверждена документально. А именно для заполнения должны быть предоставлены паспорт и документ об образовании.

На титульном листе ставится подпись гражданина, получающего дубликат, и уполномоченного лица, а также печать организации.

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения титульного листа:

Далее нужно внести информацию о стаже трудовой деятельности. Для этого в графе 3, в блоке «Сведения о работе», необходимо указать общий стаж работы. Эти сведения не заверяются печатью и подписью.

Следом заполняются все графы по порядку:

  • дата поступления на работу;
  • информация о должности, организации, основаниях увольнения или перевода;
  • сведения о документе, на основании которого данные занесены.

В дубликат трудовой заносятся только те записи, которые подтверждаются документально. Иная информация не записывается. Все записи необходимо делать синей или черной ручкой, помарки, ошибки или сокращения не допускаются, в верхнем углу повторного документа пишется «Дубликат».

Сроки выдачи

Как уже выяснилось, весь процесс оформления дубликата начинается с написания заявления. Ответ от работодателя в виде предоставления дубликата должен поступить в течение 15 дней с момента подачи заявления. Это же правило распространяется и на бывшего работодателя, к которому работник может обратиться после увольнения. Здесь законодательство не предусматривает сроков давности.

Некоторые нюансы

Бывают случаи, когда организация оформляет дубликат бланка трудовой, а через некоторое время сотрудник находит оригинал документа.

В этой ситуации официальный статус может иметь только один документ, который последним зафиксирован в журнале учета бланков трудовых. Соответственно, это будет дубликат.

Оригинал работник может оставить на случай, если понадобится документальное подтверждение рабочего стажа в каких-либо органах.

Записи в дубликатах заверяются следующим образом:

  • данные о стаже уполномоченный сотрудник не заверяет ни подписью, не печатью;
  • после внесения всех сведений о предыдущих работах ставятся подписи уполномоченного лица и работника, а также печать компании.

Недействительная запись

Как оформить дубликат трудовой книжки, если запись в оригинале признана недействительной? Данный факт предусмотрен пунктом 1.2 Инструкции. Обычно такая запись выявляется либо после увольнения сотрудника, либо когда он запрашивает копию документа. При выявлении ошибки сотруднику необходимо написать заявление о выдаче дубликата без записи, которая признана недействительной.

Далее повторный документ оформляется по тем же правилам, что и в остальных случаях. И соответственно, он не будет содержать записей, признанных недействительными.

Если сотрудник уволился

Как сделать дубликат трудовой книжки, если сотрудник уволился?

Следует сразу сказать, что со стороны работодателя будет неправомерным, если он откажет гражданину в выдаче дубликата трудовой только на основании того, что тот уже уволился, а также не может предоставить данные о периоде работы после увольнения.

Организация обязана выдать дубликат на основании поданного сотрудником заявления, независимо от того, работает он в данной компании или нет. К тому же, законодательство не предусматривает таких оговорок, что гражданин обязан предоставлять информацию о работе, которая осуществлялась после увольнения.

Дубликат выдается такому гражданину на общих основаниях.

Книга учета

После того как дубликат трудовой книжки заполнен, сведения о нем вносят в журнал учета трудовых. Так как повторный документ имеет ту же юридическую силу, что и оригинал, следовательно, и правила его учета и хранения будут такие же. Отличие только в пометке «дубликат».

Трудовая книжка является важным документом, который подтверждает не только деятельность человека, но и является гарантом будущих пенсионных начислений.

И даже несмотря на то что законодательство позволяет оформлять дубликаты утерянных или испорченных оригиналов, которые имеют ту же юридическую силу, все-таки лучше быть внимательным и осмотрительным с оригинальной трудовой книжкой.

Ведь сбор информации может занять немало времени, а по каким-либо причинам некоторая информация вообще может быть утеряна. Поэтому важно бережно содержать, вести, хранить данный документ.

Источник: https://FB.ru/article/307854/kak-oformit-dublikat-trudovoy-knijki-poshagovaya-instruktsiya-dokumentyi-i-rekomendatsii

Оформляем дубликат трудовой книжки

Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

1. Может ли ИП при утрате трудовой книжки выдать себе дубликат.

1.1. Конечно может и нужно выдать дубликат.

2. Меня пригласили получить дубликат трудовой книжки. Могу ли я написать отказ о получении данного дубликата потому что в дубликате не указаны организации где я ранее работала. Имею ли право просить, что бы работодатель мне выдал дубликат со всеми записями которые были в оригинале трудовой книжки?

2.1. Сформулируйте свой вопрос более конкретно, чтоб юристы смогли вам компетентно на него ответить. Юристы не владеют всей информацией и догадываться не могут какая у вас ситуация и что именно вас интересует.

3. Суд обязал бывшего работодателя выдать мне дубликат трудовой книжки согласно 225 постановления. Работодатель выдал мне дубликат на основании пункта 33.

Вопрос: обязан ли был работодатель при выдачи дубликат, изменить дату увольнения, согласно пункта 35, четвёртый обзац? Пункт 35 работодатель проигнорировал, как далее с ним бороться? Ведь с момента увольнения и выдачи дубликат, по решению суда, прошло 10 месяцев?

3.1. По так изложенному — не обязан, суд не устанавливал задержку выдаче трудовой, решение было лишь в выдаче дубликата. Если одновременно была задержка выдачи, по его вине, трудовой — можете подавать новый иск.

4. Работника восстановили в должности по решению суда. Он просит выдать дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Работодатель обжалует восстановление на работе. Должны ли мы выдать работнику дубликат трудовой книжки сейчас, когда идет обжалование?

4.1. Людмила, вы можете выдать дубликат в том случае если трудовая книжка утеряна. Пока идёт спор (апелляционная инстанция) вы не обязаны выдавать дубликат.

4.2. Добрый день, подлежит немедленному исполнению решение о восстановлении на работе незаконно уволенного работника, о восстановлении на прежней работе работника, незаконно переведенного на другую работу. Другие удовлетворённые требования (в том числе в части выдачи трудовой книжки без записи) Вы обязаны исполнить только после вступления в законную силу в общем порядке.

5.

Такая ситуация, бывший работодатель потерял трудовую книжку, и теперь я отстажировалась на новой работе и у меня просят трудовую для оформления, при этом бывший работодатель говорит чтоб я сама шла в пенсионный фонд и восстанавливала её. Как мне правильно поступить? В трудовой стаж почти 4 года, на сколько я знаю, если работодатель потерял книжку то он и должен восстановить её и выдать дубликат. Книжку не могут найти уже месяц.

5.

1. Да, можно сделать дубликат.

5.

2. Добрый день! Вам работодатель может что угодно говорить и отнекиваться. Вам надо: 1. в письменном виде с жалобой обращаться в трудовую инспекцию и прокуратуру.

2. если он проигнорирует, то в судебном порядке.

6. Выдали Дубликат трудовой книжки в 2003 г НО НИГДЕ НЕ УКАЗАЛИ СЛОВО ДУБЛИКАТ. ЧТО ДЕЛАТЬ? В ПФ ЕЁ СЧИТАЮТ НЕДЕЙСТВИТЕЛЬНОЙ.

6.1.

Они (ПФР) правы, по инструкции о правилах ведения трудовых книжек, в случае выдачи дубликата, на титульном листе сотрудником кадровой службы делается пометка «дубликат», без этой записи, трудовую книжку нельзя считать дубликатом! У меня вопрос: А что послужило поводом, для оформления дубликата трудовой книжки? Если это сделано по решению суда, то при наличии этого решения (а в случае его отсутствия, можно запросить копию в суде) возможно обратиться туда где делали дубликат и потребовать исправить недочет!

Если же его делали по приказу, то потребуйте поднять в архиве организации приказ, и также исправить ошибку.

7. При увольнении по собственному желанию мне умышленно не выдали мою трудовую книжку, а выдали дубликат с одной последней записью, как мне заставить бывшего моего работодателя вернуть мою книжку, стаж у меня более 20 лет и это не первый случай не выдали трудовой книжки на предприятии, что мне делать?

7.1. Добрый день. Обратитесь в труд. Инспекцию с жалобой, если не поможет, то через суд нужно требовать возврата трудовой книжки.

7.2. Это грубое нарушение хранения трудовых книжек. Жалуйтесь в трудинспекцию, будет проведена проверка.

8. Работодатель незаконно меня уволил, по суду меня восстановили, запись в трудовой написали на листе, где награждения, инспекция труда дала поручение выдать дубликат, но мне в пенсионом фонде сказали при оформление пенсии нужен подлинник. У меня вопрос: могу ли я подлинник трудовой книжки оставить у себя?

8.1. Работодатель должен был сделать «Вкладыш в трудовую книжку», а не писать в «награждения».
Если сейчас Вам выписали дубликат и восстановили на работе, то трудовая книжка должна храниться у работодателя.

В том случае, если человек был виноват в потере трудовой книжки, восстановлением всех записей в ней должен заниматься он сам.

Для этого необходимо обойти все предприятия, на которых он ранее работал, и получать информацию касательно стажа, должности в виде справок.

Если все предприятия находятся в одном городе, тогда восстановление может занять всего неделю, а если человек ранее работал в разных городах, тогда придется потратить значительно больше времени. Но это еще не все проблемы.

Случается так, что предприятие, где раньше работал человек, было ликвидировано или пережило реорганизацию. В таком случае забот становится еще больше.

Кроме того, что владелец трудовой должен будет ходить по организациям, информацию касательно ликвидированных предприятий он сможет получить только в архивах.

В таком случае может потребоваться много времени на поиски требуемой документации. В некоторых случаях в поисках требуемых данных может помочь Пенсионный фонд.

Случается, что даже в архивах нет сведений либо же человек не может получить доступ к информации. Но даже в таком случае отчаиваться нельзя. Каждый имеет право подтверждать свою трудовую деятельность, а если нет информации относительно ликвидированного предприятия и работы на нем человека, тогда поможет суд.

Эта инстанция будет отправлять запросы во все необходимые государственные органы, которые позволят получить подтверждение работы человека и его стажа.

Очень хорошо, если имеется возможность привлечь бывших сотрудников ликвидированного предприятия, которые могли бы подтвердить существование организации и факт работы в ней владельца утерянной трудовой книжки.

Дубликат трудовой книжки сложные вопросы оформления

Для оформления дубликата сообщаю информацию о прежних местах работы до поступления в ООО «Альфа»: 1) ООО «Вега» (г. Самара), примерный период работы 2015-2017 гг.2) ООО «Гамма» (г. Самара), примерный период работы 2012-2015 гг.3) ИП Соловьев А.И. (г. Ульяновск), примерный период работы 2009-2012 гг. 01.04.2017 г.

Петрова А.И. Оформлен дубликат трудовой книжкисерия ТК № “ ” 2017 г.

подпись работника кадровой службы Как заполняется документ Заполнение и регистрация дубликатов производится в соответствии с ПП РФ о трудовых книжках (16.04.

2003, № 225), в частности Правил по их ведению и хранению, и Инструкции министерства труда и соцзащиты РФ по заполнению трудовых книжек (10.10.2003, Постановление № 69).

ÐÑÐ±Ð»Ð¸ÐºÐ°Ñ ÑÑÑдовой книжки — ÑÑо ее повÑоÑнÑй ÑкземплÑÑ, имеÑÑий ÑавнÑÑ Ñ Ð¿ÐµÑвÑм ÑкземплÑÑом ÑÑидиÑеÑкÑÑ ÑилÑ. ÐÑÐ±Ð»Ð¸ÐºÐ°Ñ Ð½Ñжно оÑоÑмиÑÑ ÑоÑÑÑдникÑ, еÑли:

  • ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²Ð°Ñ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÐ° ÑÑеÑÑна;
  • ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²Ð°Ñ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÐ° пÑиÑла в негодноÑÑÑ (обгоÑела, поÑвана, иÑпаÑкана и Ñ. п.);
  • в ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÑ Ð²Ð½ÐµÑена запиÑÑ Ð¾Ð± ÑволÑнении или пеÑеводе, коÑоÑÐ°Ñ Ð²Ð¿Ð¾ÑледÑÑвии пÑизнана недейÑÑвиÑелÑной.

Ð ÑÑом ÑлÑÑае ÑоÑÑÑÐ´Ð½Ð¸ÐºÑ Ð²ÑдаеÑÑÑ Ð´ÑбликаÑ, в коÑоÑÑй пеÑеноÑÑÑÑÑ Ð²Ñе запиÑи из ÑÑÑдовой книжки, кÑоме Ñой, ÑÑо пÑизнана недейÑÑвиÑелÑной

(п. 33 лÐÑавил Ð²ÐµÐ´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¸ ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐµÐºÂ»).

СоÑÑÑдник, ÑÑÑаÑивÑий ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÑ, должен пиÑÑменно заÑвиÑÑ Ð¾Ð± ÑÑом по поÑÐ»ÐµÐ´Ð½ÐµÐ¼Ñ Ð¼ÐµÑÑÑ ÑабоÑÑ. РоÑÐ²ÐµÑ Ð²Ñ Ð¾Ð±ÑÐ·Ð°Ð½Ñ Ð¾ÑоÑмиÑÑ ÑоÑÑÑÐ´Ð½Ð¸ÐºÑ Ð´ÑÐ±Ð»Ð¸ÐºÐ°Ñ Ð½Ðµ позднее 15 дней Ñо Ð´Ð½Ñ Ð¿Ð¾Ð´Ð°Ñи заÑÐ²Ð»ÐµÐ½Ð¸Ñ (п.

31 лÐÑавил Ð²ÐµÐ´ÐµÐ½Ð¸Ñ Ð¸ ÑÑÐ°Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐµÐºÂ»). ЧÑÐ¾Ð±Ñ Ð·Ð°Ð¿Ð¾Ð»Ð½Ð¸ÑÑ Ð´ÑÐ±Ð»Ð¸ÐºÐ°Ñ ÑÑÑдовой книжки, нÑжно попÑоÑиÑÑ Ñ ÑоÑÑÑдника докÑменÑÑ Ñ Ð¿ÑÐµÐ¶Ð½Ð¸Ñ Ð¼ÐµÑÑ ÑабоÑÑ, подÑвеÑждаÑÑие пеÑÐ¸Ð¾Ð´Ñ ÑÑÑдовой деÑÑелÑноÑÑи.

ÐÑ Ð´Ð¾Ð»Ð¶Ð½Ñ Ð¾ÐºÐ°Ð·ÑваÑÑ ÑоÑÑÑÐ´Ð½Ð¸ÐºÑ ÑодейÑÑвие в полÑÑении докÑменÑов, подÑвеÑждаÑÑиÑ

ÑÑаж его пÑоÑлой ÑабоÑÑ (п. 7.2 лÐнÑÑÑÑкÑии по Ð·Ð°Ð¿Ð¾Ð»Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐµÐºÂ»).

Ð ÑÑом ÑлÑÑае негаÑивнÑе поÑледÑÑÐ²Ð¸Ñ Ð¾Ð¶Ð¸Ð´Ð°ÑÑ Ð¸ ÑоÑÑÑдника — Ð²ÐµÐ´Ñ Ð² ÐенÑионном Ñонде РФ замеÑÑÑ, ÑÑо бланк ÑÑÑдовой книжки вÑпÑÑен в обÑаÑение позже, Ñем даÑиÑÐ¾Ð²Ð°Ð½Ñ Ð·Ð°Ð¿Ð¸Ñи, ÑодеÑжаÑиеÑÑ Ð² нем. ЭÑо вÑÐ·Ð¾Ð²ÐµÑ Ð¿Ð¾Ð´Ð¾Ð·ÑÐµÐ½Ð¸Ñ Ð² подлинноÑÑи докÑменÑа и ÑоÑÑÑÐ´Ð½Ð¸ÐºÑ Ð¿ÑидеÑÑÑ Ð¿ÑедÑÑвлÑÑÑ

дополниÑелÑнÑе ÑпÑавки, подÑвеÑждаÑÑие налиÑие Ñ Ð½ÐµÐ³Ð¾ ÑÑÑдового ÑÑажа.

Ðо наÑÐµÐ¼Ñ Ð¼Ð½ÐµÐ½Ð¸Ñ, в ÑÑом ÑлÑÑае ÑледÑÐµÑ ÑабоÑаÑÑ Ñ Ð´ÑбликаÑом, а ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÑ Ñак и ÑÑиÑаÑÑ ÑÑеÑÑнной и веÑнÑÑÑ ÐµÐµ ÑоÑÑÑдникÑ.

Ðело в Ñом, ÑÑо в книге ÑÑеÑа Ð´Ð²Ð¸Ð¶ÐµÐ½Ð¸Ñ ÑÑÑдовÑÑ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐµÐº делаеÑÑÑ Ð·Ð°Ð¿Ð¸ÑÑ Ð¾ Ñом, ÑÑо ÑÑÑÐ´Ð¾Ð²Ð°Ñ ÐºÐ½Ð¸Ð¶ÐºÐ° ÑÑеÑÑна, а вмеÑÑо нее вÑдан дÑбликаÑ.

РпоÑколÑÐºÑ ÑÐ°ÐºÑ ÑÑÑаÑÑ ÑÑÑдовой книжки заÑикÑиÑован, оÑигинал лиÑаеÑÑÑ ÑÑидиÑеÑкой

ÑилÑ.

Общие правила выдачи дубликата

При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения:

  • об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
  • о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Источник: https://laudit.ru/trudovoj-knizki-dublikat.html

Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?

Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

Необходимость ведения трудовой книжки и ее статус предусмотрены законодательством РФ.

В некоторых случаях требуется сделать дубликат документа, который является повторным экземпляром и имеет такую же юридическую силу, как и оригинал.

Поэтому прежде, чем приступать к восстановлению документа, нужно узнать, кто оформляет дубликат трудовой книжки, так как все поля в нем должны заполняться правильно.

Дубликат должен полностью соответствовать подлинному документу по всем параметрам и содержанию – это является обязательным условием. Исключение представляют неверно занесенные в оригинал записи, которые не подлежат восстановлению по причине того, что нет документального подтверждения.

Повторный экземпляр трудовой книжки заполняется соответственно нормам и требованиям, которые предусматриваются постановлениями Правительства и соответствующей инструкцией Минтруда.

Заполнение дубликата

В дубликате, заменяющем трудовую книжку, должны быть оговорены следующие моменты:

  • информация о работнике на титульном листе;
  • данные как о непрерывном стаже сотрудника, так и об общем, до того момента, когда он пришел в компанию, подтвержденные документально;
  • записи о награждениях и поощрениях с последнего места работы.

Так как оформлением дубликата трудовой книжки занимается работодатель, то у него всегда должен быть определенный запас бланков, на титульном листе которых имеется печать со словом «Дубликат».

Трудовая книжка входит в число документов строгого учета, поэтому оформляем дубликат трудовой книжки правильно и оставляем отметку в специальном журнале о том, что был выдан такой документ, и зарегистрированная ранее книжка снята с учета.

В раздел о награждениях вносится информация именно о награждениях, а в графу о работе – сведения непосредственно о работе. Основанием для заполнения являются бумаги, подтверждающие эти данные.

Титульный лист – важная часть дубликата трудовой книжки, поэтому нужно проследить, чтобы информация о работнике, записанная с предоставленных им документов, была верна. Имя, фамилия и отчество пишутся полностью без инициалов и сокращений.

То же самое касается и сведений о дате рождения – пишется число, месяц и год арабскими цифрами. Данные должны быть занесены из паспорта или документа, который удостоверяет личность.

К таким документам относят военный билет, заграничный паспорт, водительские права и др.

Полученное образование и присвоенная профессия выясняется в документах об образовании.

Пометки об образовании – общем, начальном и среднем профессиональном, среднем общем, послевузовском и высшем профессиональном, а также о квалификации совершаются только при наличии диплома, сертификата, аттестата и прочих удостоверений.

Даже если образование не было получено и является незаконченным, то сведения вносятся на основании заверенных по образцу документов – студенческий билет, справки образовательного учреждения, зачетная книжка и т.п.

В каких случаях делается дубликат?

На сегодняшний день предусмотрено несколько вариантов, когда выдается дубликат:

  • документ был утерян работником;
  • непригодность документа – обгорел, испачкался, порвался;
  • если в оригинале имеются пометки о переводе или увольнении, которые впоследствии стали недействительными;
  • запись об отстранении от должности по причине осуждения, если обвинения были сняты и человек оправдан;
  • массовая потеря трудовых книжек работодателем.

В каждом из вышеперечисленных случаев имеются свои нюансы.

Утрата документа

Если работник имел неосторожность потерять трудовую книжку, то согласно п. 31 Правил, ему нужно сообщить о данном обстоятельстве работодателю по последнему месту работы. После этого сотрудник пишет соответствующее заявление, где просит выдать ему дубликат.

Дубликат должен быть выдан не позднее 15 суток после того, как было написано заявление. При оформлении документа в него вносятся сведения о непрерывном и общем стаже работника, который подтверждается документацией, информация о трудовой деятельности и о награждениях, вносившихся по последнему месту работы.

Негодность документа

Трудовая книжка, имеющая ветхое состояние, должна быть заменена работодателем на дубликат. На титульном листе в правом верхнем углу пишется, что документ выдан взамен другого, его серия и номер. При этом в повторном документе должны присутствовать все сведения из подлинника.

После этого оформление документации протекает строго по правилам: титульный лист штампуется, вносится запись о выдаче дубликата, затем документ снимают с учета и отдают владельцу.

Чтобы трудовой стаж был подтвержден, трудовая книжка отправляется в органы социального обеспечения. Одновременно должны быть возвращены и оригиналы документов, подтверждающих стаж работы.

Все записи переносятся при оформлении дубликата с точностью из подлинного документа.

Запись о переводе или увольнении оказалась недействительной

Выдача документа происходит, если упоминание о переводе на другое место работы или увольнение было признано ошибочным. Такое случается при увольнении работника или когда требуется копия трудовой книжки.

В этом случае пишется заявление работодателю с просьбой выдать дубликат документа без недействительной записи. Если руководитель идет навстречу в решении данного вопроса, то кадровая служба приступает к оформлению документа.

Все происходит в том же порядке, что и в первых случаях, но без внесения недействительной пометки.

Наличие пометки об освобождении от работы или должности по причине незаконного осуждения

Если работник был осужден, но суд признал его невиновным и непричастным к совершенному деянию и имеется соответствующее постановление, то работодатель обязан выдать дубликат без записи, которая признана недействительной.

Так же, как и в предыдущих случаях, сотрудник пишет заявление, оформление ведется в том же порядке, запись не вносится в дубликат, на титульном листе которого оставляется запись, что это дубликат.

На оригинале же пишется, что взамен выдан соответствующий документ, указывается его серия и номер.

Массовая утеря работодателем документов о стаже работников

Причинами подобного инцидента являются ситуации чрезвычайного характера, к примеру, пожар, наводнение, массовые беспорядки, экологические и техногенные катастрофы. Работодатель должен сделать дубликат трудовой книжки для каждого сотрудника.

Стаж работников компании, оказавшейся в подобного рода ситуации, определяется комиссией, которую создают органы власти Российской Федерации.

В группу входят люди, являющихся прямыми представителями работодателя, профсоюза и прочих, заинтересованных в решении проблемы, организаций.

Установления факта работы и стажа сотрудника производится по имеющимся у него документам – расчетная книжка, профсоюзный билет, справки, трудовой договор и прочее. Для того, чтобы стаж был установлен, работник может предъявить и другую документацию, оформленную надлежащим образом. Если такой не имеется, то можно принести копии или выписки из документов.

При отсутствии документов, которые могут подтвердить, что человек работал, опрашиваются несколько сотрудников, которые являлись ему коллегами.

Устанавливаются временные рамки, и отправляется запрос на предыдущее место работы, в котором просит документального подтверждения о работе сотрудника.

Период трудовой активности работника устанавливается комиссией на основании полученной информации, как от свидетелей, так и из сохранившейся документации. Они включают в себя общий стаж и специальный, дающий право на льготы и пенсию.

Результат проведенной работы комиссии – это акт, содержащий в себе сведения о временных границах работы, о должности и о продолжительности стажа каждого отдельного сотрудника. На основании получившегося акта работодатель выдает дублированную трудовую книжку, оформленный по всем вышеупомянутым требованиям.

Редкий случай

Иногда работник пишет заявление, просит выдать дубликат, получает его и потом находит пропажу.

В таком случае рекомендуется оставить оригинал себе, ведь дубликат является одним из основных документом, так как зафиксирован в журнале по учету движения трудовых книжек, и это прямое подтверждение его официального статуса.

Трудовая книжка нужна будет для органов социального обеспечения, которые зачтут ее в качестве свидетельства о трудовом стаже.

Порой работник требует от работодателя оформления не дубликата, а новой трудовой книжки. Это возможно лишь в случае полной утраты прежнего документа, но стоит обратить внимание, что в новой трудовой будет содержаться информации о стаже лишь со дня приема на должность.

Какую информацию необходимо предоставить, чтобы были внесены записи о трудовом стаже

Документами – основаниями для подтверждения трудового стажа являются:

  • выписки из приказов,
  • справки,
  • выписки из личных дел,
  • информация из приказов,
  • документация со счетов сотрудника,
  • ведомости о выдаче заработной платы,
  • прочие документы, в которых имеется подтверждение трудового стажа.

Стаж в свою очередь может быть подтвержден характеристиками с мест работы, удостоверениями, трудовыми договорами в письменной форме и соглашениями с пометкой об исполнении, формулярными, послужными и трудовыми списками и другими документами, в которых есть информации о стаже и периодах работы.

Документы, подаваемые на подтверждение трудовой деятельности, должны иметь подпись руководителя организации и печать. Работники отдела кадров снимают с предоставленных оригиналов копии, заверяют их и оставляют у себя на хранение. Оригиналы возвращаются в руки к владельцу.

Итак, если документ по каким-либо причинам перестал существовать, то дубликат выдает работодатель на основании поданного заявления работника. При этом берется во внимание, что некоторые записи могут быть недействительны и должны отсутствовать в новом документе, который регистрируется в журнале по учету трудовых книжек.

Источник: https://opersonale.ru/kadrovyj-uchet-i-deloproizvodstvo/trudovaya-knizhka/kto-zanimaetsya-oformleniem-dublikata-trudovoj-knizhki.html

Дубликат трудовой книжки – образец заполнения 2019, при утере, оформление, фото – Центр Про

Для чего нужно оформление дубликата трудовой книжки? Как его сделать?

  • трудовая книжка утеряна;
  • она пострадала (например, была залита, разорвана, обгорела и т.д.);
  • в нее была внесена запись, которая в дальнейшем признана недействительной (внесена ошибочно или по решению суда ­признана ­незаконной), и работник настаивает на выдаче дубликата.

Дубликат – это копия трудовой книжки, поэтому при его оформлении сначала надо внести те записи, которые были в первоначальной трудовой книжке. Однако нужно помнить, что вносить их следует только на основании соответствующих документов.

Переносить записи из трудовой книжки, которая пострадала или если записи в ней были признаны недействительными, нельзя.

Это значительно усложняет процедуру ­оформления дубликата трудовой книжки.

На основании чего вносятся записи о предыдущих местах работы

Что такое «соответствующие документы», на основании которых могут вноситься записи в дубликат?

Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.

2003 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат трудовой книжки, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами (справками, выписками, копиями приказов, распоряжений).

И либо такие документы, подтверждающие стаж, работник собирает самостоятельно, либо содействие ему в этом оказывает работодатель, к которому работник ­обратился за оформлением дубликата.

А что делать, если предыдущих работодателей найти уже нет возможности? Тогда необходимо обратиться к возможному правопреемнику (например, если предыдущий работодатель был реорганизован в порядке присоединения, выделения и т.д.) либо, если такого найти тоже не удается, – в территориальный архив, к которому относился предыдущий работодатель по юридическому адресу, а если и там сведений нет никаких – то остается только обратиться в суд.

Запрос на предоставление подтверждающей информации для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки необходимо отправлять от имени работодателя (Пример 2).

Утвержденной формы запроса нет, поэтому компания составляет его в свободной форме, указывая ту информацию, которая ей необходима для внесения записей в дубликат трудовой книжки.

Обратите также внимание на то, что, прежде чем запрашивать у третьего лица (предыдущего работодателя) персональные данные работника, вам следует получить у этого человека разрешение в ­письменном виде (обратите внимание на отмеченный знаком «!» фрагмент согласия, показанного в Примере 1).

Пример 1

Согласие на обработку персональных данных, в т.ч. на сбор данных о предыдущих местах работы

Пример 2

Запрос от действующего работодателя бывшему

Ответ от бывшего работодателя может быть оформлен как в виде ­письма, так и в виде справки (Пример 3). Если документ содержит финансовые сведения, то кроме подписи руководителя (или уполномоченного им лица) на нем еще нужна подпись главного бухгалтера, печать обязательна.

Пример 3

Ответ от бывшего работодателя

Ошибки работодателей

Аутсорсинг бухгалтерии от 1667 рублей в месяц. Персональная команда для вашего бизнеса: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик и бизнес-ассистент.

Часто при оформлении самого дубликата работодатель совершает ошибки. Перечень типичных ошибок и приведем ниже.

1. На титульном листе забывают указать слово «Дубликат».

2.

Делается некорректная ссылка на документы-основания при внесении записи о стаже, когда работодатель ссылается на номера приказов (о приеме на работу и увольнении), на основании которых работник принимался в другие организации (увольнялся оттуда) и оригиналов которых нынешний работодатель не видел. При внесении записи в дубликат трудовой книжки указывается в качестве основания ссылка на полученную справку, а именно: «справка (наименование организации, которая ее выдала – полное) от (дата справки) (при наличии номера)».

3. Неправильное заполнение дубликата работодателем, который был реорганизован, после того, как работник уволился. Это ситуация, когда с увольнения сотрудника прошло довольно много времени, и за этот период организация по различным причинам сменила название. В данном случае будет особый порядок оформления дубликата.

После указания на титульном листе сведений о работнике, лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, подписывает титульный лист и проставляет печать организации.

В связи с тем что организация, являющаяся для работника последним местом работы, изменила свое наименование (или реорганизована) и, соответственно, поменялась печать, на титульном листе ­проставляется оттиск новой печати организации.

В «Сведениях о работе» необходимо указать сначала то наименование организации, которое существовало в момент приема сотрудника на работу – до переименования (полное и при наличии сокращенное).

Далее внести все необходимые записи о приеме, переводах и увольнении.

И только после внесения записи об увольнении, но до заверения должностными лицами нужно внести запись о переименовании ­юридического лица в определенном порядке:

  • следующий порядковый номер записи;
  • дата в графе 2 не заполняется;
  • в «Сведениях о работе» указывается: «(старое наименование организации – полностью) переименовано с (дата переименования) в (новое название организации – полностью)»;
  • в качестве основания в графе 4 указываются документы о переименовании: протокол (решение собственников) или приказ по основной деятельности, сведения из ЕГРЮЛ.

Все произведенные записи заверяются подписью работника, подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и новой печатью организации.

Дополнительно можно выдать работнику справку с ­подтверждением периода работы и переименования ­компании.

4.

Нарушение порядка внесения записей в дубликат трудовой книжки в части указания общего стажа – это одна из самых ­распространенных ошибок. Правильный вариант показан в Примере 4 (см. отметку «!»).

5. Записи вносятся на основании копии трудовой книжки без наличия соответствующих подтверждающих документов.

Стоит помнить, что дубликат выдается не на основании копии утраченной трудовой книжки, а на основании соответствующих документов, поэтому если данные копии трудовой книжки и подтверждающих документов будут разниться (например, о продолжительности работы у предыдущего работодателя), то вносить следует сведения именно на основании дополнительно собранных документов.

Общий стаж записывается суммарно с указанием общего количества лет, месяцев и дней работы без указания работодателя, периодов работы и должностей. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат трудовой ­книжки вносятся только те сведения, которые содержатся в этих документах.

Только после того, как были внесены сведения о стаже работы в предыду­щих организациях, указывается наименование работодателя по последнему месту работы в виде заголовка и потом уже вносятся записи о приеме на работу, переводах и, при необходимости, увольнении с ­последнего места работы (вот эти записи уже вносятся со ссылкой на приказы / распоряжения и иные документы последнего работодателя с указанием их дат и ­номеров).

6. Также ошибкой является заверение каждой записи в дубликате трудовой книжки печатью последнего работодателя. Заверению подлежит только запись об увольнении от последнего работодателя, который и оформляет дубликат.

7. Нельзя вносить записи о наименованиях организаций, в которых сотрудник ранее работал, в качестве заголовка. Наименование бывших работодателей вносится в строчку с указанием, когда он был принят и на какую должность.

Итак, подведя итог по всем типичным ошибкам, приведем пример корректного оформления раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки.

Например, если у сотрудника в трудовой книжке было внесено 5 записей о периодах работы до последнего работодателя и он потерял трудовую книжку (или ее утерял работодатель), то после сбора справок сначала надо просуммировать весь стаж, который подтвержден справками.

Если, например, справки удалось собрать только с 3 из 5 мест работы, то по этим 3 периодам и производится суммирование стажа, а потом отдельно вносятся все 3 периода со ссылкой на соответствующие документы, подтверждающие стаж.

И только дальше будет вноситься запись о работе в последней ­организации. Пример 4

Правильное заполнение раздела «Сведения о работе» в дубликате трудовой книжки

Митрофанова Валентина — учредитель и директор Института профессионального кадровика, эксперт в области трудового законодательства, ведущий российский бизнес-тренер, эксперт журнала «Делопроизводство и документооборот на предприятии»

Источник:

Заполнение дубликата трудовой книжки образец 2019

Основным документом в подтверждение трудовой деятельности граждан России является трудовая книжка. Она требуется при приеме на работу или при обращении за пенсией. Что же делать в случае ее утери или порчи? Получить дубликат.

Нормативная база

При оформлении дубликата трудовой книжки руководствуются правилами, установленными Инструкцией по заполнению трудовых книжек. Она утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 и обязательна к исполнению всеми работодателями, независимо от формы собственности.

В бланке книжки содержится информация:

  • личные сведения о работнике;
  • данные о трудовых периодах;
  • сведения о награждениях и поощрениях.

При приеме на работу, переводах, увольнении обязательны ссылки на документы, являющиеся основанием для этого. При оформлении дубликата вся эта информация должна быть перенесена, за исключением случаев:

  • когда в первоначальном экземпляре содержались недействительные записи;
  • записи невозможно восстановить.

Когда выдается дубликат трудовой книжки?

Существует несколько случаев, когда может быть выдан дубликат:

  • при утере;
  • при порче;
  • при наличии в документе записи об увольнении или переводе, признанной впоследствии недействительной;
  • при массовой утере книжек работодателем.

Как сделать дубликат?

Работнику для получения дубликата трудовой книжки необходимо обратиться к работодателю с соответствующим заявлением. Если книжка утеряна или испорчена, то при поступлении на новое место работы гражданин письменно просит о необходимости завести новую книжку взамен прежней.

Кадровая служба должна рассмотреть заявление и оформить дубликат в 15-дневный срок от даты просьбы работника.

Важно! С работника взимается стоимость бланка, если замена трудовой книжки потребовалась не по вине работодателя.

Работник вправе запросить изготовление дубликата у работодателя с последнего места работы. При этом он не вправе отказать в такой просьбе, ссылаясь на давность увольнения. Следует знать, что законодательно для этого не установлено сроков давности, поэтому необходимо требовать выдачу дубликата или обращаться в суд.

Порядок выдачи дубликата

При выдаче документа кадровая служба должна придерживаться порядка:

  1. Получить от работника заявление с просьбой и указанием причин выдачи дубликата трудовой книжки. Оно составляется в произвольной форме на имя руководителя организации. Заверяется личной подписью работника и указывается дата составления.
  2. На основании заявления издается приказ по организации, с которым должен быть ознакомлен работник, запросивший дубликат, под роспись.
  3. Кадровая служба обязана поднять соответствующие учетные документы и восстановить записи. К таким документам относятся:
  • личное дело работника;
  • приказы по личному составу, где отражена информация о приеме на работу, увольнении, перемещении и т.д.;
  • трудовые договора, заключенные с работником;
  • дополнительно может потребоваться удостоверение личности гражданина.
  1. Дубликат выдается заявителю в срок до 15 календарных дней. При выдаче делается отметка в журнале учета трудовых книжек и ставится подпись лица, получившего документ.

Как правильно заполнить дубликат трудовой книжки?

При оформлении документа необходимо придерживаться следующих правил:

  • на титульном листе в правом верхнем углу должна присутствовать запись «Дубликат»;
  • при наличии у работника предыдущих мест работы в разделе «Сведения о работе» вносится суммарный общий стаж в годах, месяцах, днях с прошлых мест работы. При этом в сведениях о работе не указывается наименование работодателя. Данные заверяются печатью организации, выдающей дубликат;
  • после строки с суммарным стажем записи о работе у работодателя, составляющего документ, вносятся в хронологическом порядке;
  • организация, выдающая дубликат, указывает последним трудовым периодом тот, который гражданин отработал в ней;
  • все записи должны соответствовать документам, на основании которых они внесены, т.е. быть достоверными;
  • заполняется документ шариковой, гелевой или перьевой ручкой чернилами темного цвета (черного, синего, фиолетового).

Образец заполнения дубликата

Важно отметить, что Правилами ведения и хранения трудовых книжек ответственность за их сохранность возложена на работодателя. Если возникла ситуация, при которой произошла их массовая потеря, например, в случае пожара, то дубликат оформляется на основании акта комиссии. В ней обязательно присутствие представителей местной власти и работодателя.

Стаж работы у этого работодателя возможно подтвердить справками, профсоюзным билетом, а также показаниями свидетелей – сослуживцев в количестве двух и более человек.

Из книжки, находящейся в ветхом состоянии, частично порванной, обгоревшей, но при этом записи возможно прочитать, производится точное их копирование в дубликат. При этом на титульном листе старой книжки делается запись «Взамен выдан дубликат».

Заключение

Дубликат трудовой книжки является документом, подтверждающим трудовую деятельность гражданина, наравне с первоначальным документом. Но для его получения может потребоваться достаточно много хлопот и времени. Поэтому рекомендуется более внимательно относиться к оригиналу.

Именно трудовая книжка является доказательством факта работы и необходимым документом при обращении за реализацией своих пенсионных прав.

Источник: https://centrproh.ru/oformlenie/dublikat-trudovoj-knizhki-obrazets-zapolneniya-2019-pri-utere-oformlenie-foto.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.